La formation Access en point de départ

Une entreprise proche de Marseille nous a sollicité à la fin de l’année pour son plan de développement de compétence. Celui-ci n’avait pas encore été organisé depuis le début de l’année, la faute à une forte activité qui a fait que chaque collaborateur ainsi que le dirigeant, n’ont pas eu le temps de s’occuper de la formation professionnelle. Avant de perdre le budget de l’année, nous avons pu heureusement œuvrer ensemble. La formation sur Access a été la principale formation que nous avons effectué auprès de ses équipes. Il s’agit d’une team représentée majoritairement par des ingénieurs et des techniciens confirmés. Ils travaillent donc beaucoup sur des outils comme Excel, Excel VBA, Excel Macros, Access. C’est ce dernier logiciel de Microsoft Office qui a été choisi en priorité pour que tout le monde soit capable de comprendre et débuter sur des bases de données simples avec une AFEST Access. La particularité avec cette entreprise, est que nous avons rapidement aidé les stagiaires de la formation à exécuter un transfert des acquis immédiat avec le formateur, à travers une AFEST Access, chose assez rare. Ça a permis aux stagiaires d’être accompagnés lors de la mise en pratique de leur nouvelle connaissance, alors même que des travaux pratiques avaient été effectués sur leurs bases de données.

L’AFEST pour qui ?

L’AFEST soit Action de Formation en Situation de Travail a été mise en place par la dernière réforme de la formation sur la liberté de choisir son avenir professionnel. Loi du 5 Septembre 2018 qui introduit la notion d’AFEST. Elle fait donc beaucoup l’actualité ces derniers temps et surtout sur cette fin d’année, qui évoque le redémarrage des budgets 2020, avec ce nouveau dispositif qui va entrer en vigueur. Chez Human Formation, nous avons choisi de l’interpréter à notre manière, surtout que nous l’utilisions déjà dans notre activité. Plus du bon sens qu’une réforme totale, nous avons mis une étiquette sur notre pratique de formation qui consiste à accompagner des salariés à résoudre des problèmes, tout en les formant et en les accompagnant sur le transfert des acquis. Nous avons déjà œuvré sur l’AFEST sur plusieurs domaines qui s’y prêtent bien : le commercial, Excel, Autocad. Partout où il y a une technicité qui demande une approche sur-mesure, nous pouvons intervenir. En revanche, le management ou les formations leadership, gestion de conflits voire les formations en langues étrangères sont plus complexes à organiser sous la forme d’une AFEST. Nous nous limitons donc aujourd’hui à proposer des parcours AFEST lorsque cela nous semble optimal par rapport à une autres modalité pédagogique. L’AFEST Access correspond ici exactement à ce que recherche l’entreprise, nous avons donc apporter cette solution sur-mesure qui, nous pensons, fera ses preuves dans les années à venir.

Access, un exemple idéal

L’AFEST, comme nous l’avons déjà vu dans un précédent article, ne peut pas s’adapter à toutes les disciplines. L’action de formation en situation de travail se prête beaucoup plus à des domaines d’activité comme la programmation informatique, le commercial et les techniques de vente, la CAO PAO DAO ou encore l’informatique dans sa globalité avec l’utilisation des logiciels de la suite Microsoft Office. L’AFEST sur ces domaines d’activité est vraiment pertinente et permet véritablement d’arriver à ce que nous voulons faire : résoudre un problème tout en formant le stagiaire à la résolution de celui-ci et, s’assurer du transfert des acquis. Access est un parfait exemple pour l’AFEST, plus probablement que ses confrères comme Word, Powerpoint etc…En effet, Access est tout de même un logiciel relativement complexe à utiliser. Il n’est d’ailleurs pas autant répandu qu’Excel alors qu’il a tout autant de « pouvoir » à être mis en place dans de nombreuses entreprises qui utilisent déjà Excel à un certain niveau. Ainsi, plus qu’une formation, c’est l’AFEST Access qui va être un véritable atout pour qui veut être accompagné sur l’utilisation de bases de données simples ou complexes, voire même sur Access VBA.

Cadrage général de l’AFEST

L’Afest peut paraître simple de prime abord. Un formateur ou une formatrice se rend en entreprise, fait le tour des bureaux et aide les salariés à résoudre leur problématique. Simple sur le papier mais pas si évident en réel, surtout si on veut travailler le développement des compétences, qui reste pour nous la finalité d’une AFEST. A ne pas confondre avec une prestation de service ou un consultant se met à la disposition de l’entreprise et des salariés pour les aider à chaque problème ou lorsque les compétences demandées sont absentes de l’entreprise. C’est un peu le cas de ce qu’on appelle un BIM Manager dans les bureaux d’études ou cabinets d’ingénieurs dans le milieu du bâtiment et de la construction.
Ici, le formateur reste là pour transmettre des nouvelles connaissances, en vue d’acquérir des compétences grâce à notre accompagnement et suivi post AFEST. Sur l’Afest Access, c’est exactement la même chose. Pour reprendre notre cas concret, avec l’entreprise qui nous a sollicité, nous avons eu la particularité de faire, en premier lieu, une formation de 3 jours classiques sur Access bases de données simples. Afin de faciliter la mise en œuvre opérationnelle sur les postes de chacun, l’entreprise souhaitait que le formateur intervienne de manière individuelle auprès de chacun des stagiaires, pour assurer un bon transfert des acquis. Il y a deux possibilités sur le suivi et l’accompagnement lorsque nous organisons une formation.
Soit, nous intervenons plusieurs semaines après la formation, soit nous pouvons intervenir immédiatement après la formation. Ici, la particularité d’Access et que la mise en pratique post-formation peut être complexe à la suite d’une formation. Avoir un formateur présent dès la fin du stage pour s’assurer que les salariés partent sur de bonnes bases est une excellente stratégie. Ça nous enlève d’ailleurs un gros point d’interrogation lorsque nous revenons post-formation à savoir : est-ce que le salarié a pratiqué ses nouvelles connaissances après la formation ? Elément indispensable pour un développement de compétences et une formation réussie de notre point de vue. En intervenant directement après la formation, nous nous assurons que le stagiaire va partir sur de bonnes bases de travail. En effet, rien ne va pouvoir l’empêcher de continuer à œuvrer sur ses nouvelles connaissances étant donné que nous avons été présent pour lui permettre d’enclencher le transfert des acquis.

Mise en place opérationnelle

D’un point de vue de l’entreprise, il peut être assez facile d’intervenir auprès des salariés. De notre côté, il faut être extrêmement pointilleux sur cette mise en application. En effet, l’AFEST Access doit être cadrée dès le départ, il ne s’agit pas pour le formateur d’arriver les mains dans les poches et de se servir de ses compétences pour, le moment venu, résoudre le problème du salarié. Il y a un véritable travail en amont de la formation. Pour notre cas, l’avantage est que le formateur connaissait déjà les salariés qu’il a eu la chance d’avoir pendant 3 jours de formation. Il connait donc déjà les points forts et les axes d’améliorations des salariés, au nombre de 6. Pour chacun, il va pouvoir enclencher rapidement des déclics permettant aux salariés d’être immédiatement autonomes dans leur travail. C’est là qu’on voit que réaliser une AFEST sans connaître une entreprise, nécessite beaucoup de travail amont, il est impensable de débarquer dans une entreprise et de réaliser une prestation classique, ce n’est pas du tout pertinent, ni professionnel. Lors de notre exemple sur l’AFEST Excel, le formateur s’était même rendu une demi-journée sur le poste de travail de la personne, réalisant un audit pour être certain de construire un programme pédagogique adapté à son travail, ses tâches, ses besoins.
L’AFEST Access doit être cadrée, comme nous l’avons expliqué précédemment. Nous partons d’un postulat de base que 4 personnes est le nombre idéal lors d’une AFEST. Cela permet de passer 1h30 par personne, en se laissant une possibilité de battement de 30mn sur la journée entière. Les horaires de passage doivent être communiquées aux stagiaires avant l’AFEST Access et ils doivent s’organiser pour être parfaitement à l’heure, au risque de voir le dernier participant accumuler tout le retard de la journée, ce n’est pas le but. Il faut qu’il y ait une fluidité dans les passages des participants. 15mn de pause entre chaque stagiaire parait idéal, ça permet au formateur de souffler et de prendre des notes en vue d’émettre, post AFEST Access ou autres, des recommandations qui viendront appuyer les décisions des parties prenantes quant à d’éventuelles autres prestations de formations : AFEST renouvelée, formation perfectionnement, idées de développement de compétence.

Résultats et recommandations

L’Afest Access a vraiment était salvatrice pour les équipes. La formation Access sur 3 jours fut amplement suffisante pour permettre aux équipes de connaître, de comprendre et également de pratiquer, construire (modèle de Kirkpatrick et taxonomie de Bloom). En revanche, travailler sur des bases de données simples déjà existantes mais massives, représentait, pour les salariés, un défi de taille. L’action de formation en situation de travail a permis à chacun de se sentir conforter par le formateur lors de la mise en pratique. En œuvrant rapidement après la formation de 3 jours sur Access, l’AFEST Access a permis de lever le voile sur des barrières psychologiques ou des actions correctives qui devaient être immédiatement résolues. Access est le genre de logiciel qui fait que si vous êtes bloqué dans votre développement par une problématique technique, vous pouvez vous retrouver à perdre énormément de temps sur votre productivité.
L’AFEST Access a donc permis à chacun de mettre en pratique les nouvelles connaissances avec un formateur, toujours bienveillant, pour s’assurer que rien n’allait perturber la suite du transfert des acquis. Ça donne donc lieu à des stagiaires sereins et motivés à continuer de pratiquer encore et encore afin de véritablement développer des compétences et passer au niveau supérieur.

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