Pourquoi l’AFEST va fonctionner ?

Une réforme, une de plus

La réforme de la formation du 5 Septembre 2018, dite loi sur la liberté de choisir son avenir professionnel, est la dernière réforme après celle de 2004 et 2014. Un rapprochement dans le temps qui perturbe tous les acteurs du marché, aussi bien les organismes de formation que les entreprises voire même aujourd’hui, les OPCA. Tout ce chamboulement a fait de l’année 2019 une année de transition, peu propice à la formation. A l’heure où j’écris ces lignes, les cabinets d’architecture, pour ne prendre qu’eux, me disent que leur OPCA n’a plus de budget pour effectuer de la formation en fin d’année. Bien dommage peur eux car les TPE/TPME se réveillent souvent en fin d’année pour effectuer la formation. Les cabinets d’architecture ne sont pas des cas isolés, loin de là. Une chose est certaine, ce qui n’a pas changé, c’est l’activité des entreprises. Beaucoup me confient que l’activité n’a pas baissé par rapport au 1^er semestre. De plus, beaucoup m’expliquent qu’auparavant, les saisons étaient plus marquées. Aujourd’hui, l’activité en devient presque linéaire tellement ces périodes de creux se raréfient. Tant mieux me direz-vous, c’est propice au recrutement, à l’investissement…et à l’AFEST !

Un dispositif plus proche de la réalité du marché

Je suis assez réfractaire au changement, comme un peu tout le monde finalement. Alors quand la réforme de la formation à fait naître l’AFEST après la réforme de 2018, je me suis dit « mais qu’est ce que c’est encore ce truc ? ». Et puis on s’intéresse et on se rend compte que cette nouvelle modalité pédagogique est finalement déjà presque travaillée chez Human Formation à Marseille (ou ailleurs également). Je suis content d’avoir vu ce sujet être abordé pendant la réforme. C’est un dispositif pour moi qui ressemble plus à du bon sens qu’à autre chose. Si vous passez ne serait-ce qu’une journée en ma compagnie, au téléphone avec mes clients et prospects, vous comprendrez vite ce qu’est la définition d’une TPE/TPME aujourd’hui. Quand on est une petite structure en 2019, il faut savoir que l’entreprise subit littéralement son activité. Elle est dépendante du carnet de commandes et avance, tête baissée dans la production. Il n’y a généralement rien d’autre qui n’a d’intérêt. La machine commence à s’enrailler quand les ressources humaines viennent tracasser le mécanisme souvent bien huilé. Problèmes de recrutements, absences des salariés, départs prématurés, congés maternités bref, l’absence d’une ressource provoque souvent la dégringolade. Tout le monde doit s’occuper de combler le ou les postes manquants. Bien souvent, c’est d’ailleurs le patron qui s’en charge. Il n’est pas rare d’entendre le patron me dire qu’il est le dirigeant mais qu’il fait également le commercial et livre la marchandise en même temps. En conclusion de cette partie, on comprend bien qu’une TPE/TPME manque cruellement de temps pour s’occuper de quoi que ce soit d’autre que la production du quotidien. La formation, sauf si elle est obligatoire, est souvent positionnée au dernier plan.

La fin de la journée de 7h

L’AFEST collerait vraiment bien au TPE/TPME si tant est qu’il y ait plusieurs salariés sur lesquels intervenir. En effet, avec l’AFEST, on sort de la journée de 7h. Chose toujours invraisemblable, en France, une journée de formation pour les OPCA correspondait à un minimum de 7h de formation. Je peux comprendre qu’il faille mettre en place un étalon, mais c’est négliger certaines actions qui n’ont pas besoin d’autant de temps. L’AFEST remet en jeu cette pratique puisqu’il s’agit bien souvent d’heures de formation bien ficelées, avec un programme qui répond parfaitement à la problématique du salarié. On parle de 2h à 3h de formation. De telle sorte à ce que le formateur, en une journée, navigue de poste en poste pour résoudre les problématiques qui retardent les salariés dans leur production. Bien évidemment, si la problématique est plus longue que prévue ou s’il est fondamental d’aller plus loin, tout ceci sera préconisé à la fin de l’AFEST et sera débriefé avec le responsable. Cependant, on entre dans l’ère de la fin de la journée de 7h. C’est le début de la correspondance entre besoin réel et solution réelle. On adapte le programme et le temps au plus juste. On résout un problème tout en formant à la résolution de celui-ci pour pouvoir, par la suite, être capable de le résoudre par soi-même.

Exemples concrets

Les exemples ne manquent pas et je pense que nous allons de plus en plus développer cette idée de l’AFEST que nous apprécions tant chez Human Formation. C’est une solution toute trouvée pour répondre au besoin des entreprises qui manquent cruellement de temps dans leur quotidien. L’AFEST peut se travailler sur beaucoup de sujets. Les domaines d’activité les plus favorables à cela vont être les projets qui sont liés à l’informatique. L’informatique, qu’il s’agisse de logiciel de CAO/PAO, de bureautique, de programmation informatique ou autres nous bloquent régulièrement. Soit parce qu’il existe des mises à jour perpétuelles, soit parce qu’on ne peut pas tout connaître d’un logiciel. Un ami architecte n’utilise que 30% du logiciel de CAO Archicad, cela lui suffit à travailler aujourd’hui dans le cadre de son activité, alors même qu’il lui reste 70% du logiciel à découvrir. D’autres domaines peuvent particulièrement bien s’adapter à l’AFEST. Le commercial, pour intervenir sur un cas concret ou le salarié aurait besoin de travailler un sujet spécifique, le closing par exemple. La comptabilité également, intervenir sur les logiciels EPB, Ciel, Quadratus, Sage ou encore CEGID ou alors, travailler sur un aspect comptable qui peut poser problème, le rapprochement bancaire par exemple. A l’inverse le management, notre cœur d’activité, est vraiment une thématique qui me serait impossible de dispenser sous forme d’AFEST. Tout ce qui touche aux relations humaines nécessitent des interventions plus classiques, travaillées avec le modèle de Kirkpatrick, avec un suivi aval de qualité pour s’assurer du changement et de la montée progressive en compétence.

Re-internaliser la paie

Un des projets que j’adore effectuer dans les TPE concerne la paie. Bien souvent, cette pratique est externalisée auprès d’un cabinet comptable, ou via l’expert-comptable s’il à la compétence en interne. La paie est cependant un élément qui finalement, prend peu de temps dans une TPE/TPME, il n’y a que quelques paies à réaliser. En revanche, il faut vraiment travailler le projet sous forme d’AFEST, notamment sur l’accompagnement du transfert des acquis. Voici l’exemple que j’ai effectué dans une entreprise de moins de 11 salariés. La paie avait traditionnellement était externalisée auprès d’un cabinet comptable. L’entreprise n’est était pas satisfaite et souhaitait donc remettre cette activité en interne. La secrétaire comptable l’avait demandé pour en plus, monter en compétence dans son métier. La paie est très théorique, très axée sur l’actualité sociale et juridique. Elle doit être systématiquement réévaluée car c’est un monde qui bouge tout le temps. Comment nous avons travaillé le projet ? Tout d’abord, nous sommes partis d’un commun accord avec le formateur sur 3 jours de formation. Nous n’avons pas fait de formation sur le logiciel de gestion car la secrétaire était déjà à l’aise dessus. Nous avons donc uniquement travaillé la théorie d’une part et la pratique ensuite. Sur les trois jours de formation, et toujours en suivant le modèle de Kirkpatrick, nous avons effectué 2 jours alliant théorie, en relation avec la convention collective et pratique, avec la réalisation de la paie de l’entreprise elle-même. Nous avons donc fixé cette formation en fin de mois, afin de s’assurer que nous allions construire des paies du début à la fin. L’apprentissage en est grandement facilité. Dès lors, l’AFEST entre en jeu lors de l’évaluation et du suivi aval. Mettez-vous à la place de la secrétaire comptable le mois suivant. Ne sentez-vous pas l’appréhension d’être désormais seule à réaliser l’ensemble de la paie de l’entreprise alors même qu’elle a appris cela le mois dernier. Il y a beaucoup de pression qui peut émaner des stagiaires. C’est une des raisons pour laquelle nous accompagnons les salariés dans le temps. Nous devons nous assurer qu’ils pratiquent bien leurs nouveaux acquis post-formation. Il y a d’autres raisons évoqués dans le livre blanc que j’ai écrit sur la méthode de Kirkpatrick sur le site internet Human Formation. Ainsi, pour revenir sur la formation en elle-même, nous avons vu que nous avions effectué deux jours de formation sur les trois établis au départ. Sur le dernier jour qu’il reste, nous avons estimé que revenir deux fois dans l’entreprise assurerait à la stagiaire de pouvoir créer seule, les paies des mois suivants. Ainsi, nous sommes revenus sur les deux mois suivants, toujours en fin de mois, pour assister la comptable sur la gestion de la paie. Nous nous sommes assurés qu’il n’y avait pas de freins à réaliser correctement une paie. Rappelez-vous que les connaissances acquises en formation doivent vous servir au quotidien pour faire naître des compétences. La paie est complexe car vous ne travaillerez pas vos nouvelles connaissances avant le mois prochain. Le cerveau a le temps d’oublier certains concepts capitaux. Nous devons, à travers une AFEST, être présents pour s’assurer de la réussite de la formation.

Progresser avec le développement d’Office 365

Une entreprise aixoise avait besoin de travailler sur Office 365 dans le cadre de son développement. On pourrait qualifier cette entreprise de start up tant le développement est rapide. Ils sont une entité de 10 personnes environ à ce jour avec une antenne à Paris. Office 365 est l’outil idéal pour eux avec un travail au quotidien plus intuitif, plus collaboratif. Ils rencontrent cependant certains problèmes dans l’utilisation du l’outil, ce qui est normal puisque tout le monde s’est formé sur le tas. Bien que la moyenne d’âge soit relativement faible et que les salariés ont une appétence pour l’informatique, ils envoient régulièrement des tickets pour signaler des problèmes qu’ils n’arrivent pas à résoudre. Conclusion : une perte de temps au quotidien, du temps perdu qui pourrait être utilisé à autre chose de plus productif. Le besoin de formation est tout trouvé. Il s’agit de résoudre les problèmes de chacun en les formant à la résolution de ce problème. De plus, l’équipe, travaillant tous sur l’outil Office 365, aimerait monter en compétence pour qu’ensuite, tout le monde puisse être comme un formateur interne pour ses collaborateurs. L’AFEST doit avoir un début et une fin, ce n’est pas une fonction support de l’entreprise, il s’agit avant tout d’actions de formation. Nous avons donc travaillé avec cette entreprise, à travers des questionnaires d’évaluation, pour trouver les problématiques de chacun. Le formateur a extrapolé ensuite le problème pour construire des objectifs pédagogiques personnalisés. Nous constituons différents groupes en fonctions des personnes qui ont des problématiques communes et nous intervenons en entreprise, ou par skype pour former les équipes par l’AFEST. La formation à durer quelques semaines, à base de 2h de cours plusieurs fois par semaine. Cela permettait également aux stagiaires de continuer l’activité opérationnelle, tout en améliorant leur compétence sur Sharepoint, le Flow, PowerApps. J’aime à penser que ses salariés, lorsqu’ils rencontrent une difficulté, se forment dans l’instant afin de continuer d’avancer sur leur projet. A la fin de la formation effective que nous avions programmé, nous avons rendu un rapport à chaque participant, en plus de celui pour la direction, afin d’évaluer l’impact de la formation sur les stagiaires. Certains avaient besoin d’aller plus en profondeur sur certains sujets car leur métier l’exigeait, d’autres se satisfaisaient très bien des acquis dispensés. Ce fût une expérience enrichissante que nous pensons reproduire l’année prochaine.