Constitution classique d’une TPE

Les entreprises avec des tailles d’effectifs inférieurs à 20 salariés sont souvent stéréotypées en termes de constitution de postes. Et le chef d’orchestre de tous ces effectifs, en plus du gérant, c’est souvent la personne qui occupe le poste central, pilier, d’assistante de direction. Ou selon la taille, de secrétaire administrative/comptable/commerciale voire comptable tout court. Toute l’activité gravite autour d’elles. Puis, l’on retrouve les deux catégories de fonction dans l’entreprise, les opérationnels (techniciens sur le terrain, ou ingénieurs pour les bureaux d’études) et les supports (assistantes, responsable qualité, autres).

La secrétaire administrative, la comptable, l’assistante de direction, un poste à part

Je dis assistante administrative mais on parle aussi bien de la comptable, de l’assistante de direction ou autres. Ce qu’il faut comprendre, c’est cet aspect multi casquettes que détient la personne dans l’entreprise. En plus de ces tâches que l’on trouve basiquement sur sa fiche de poste, elle va occuper plusieurs autres fonctions :

  • Commerciale : réaliser des devis, s’occuper des appels d’offres avec la dématérialisation ou la facturation avec Chorus
  • RH : rédiger les contrats de travail, s’occuper du DU
  • Comptable : faire le lien avec l’expert-comptable donc rapprochements bancaires, préparer les éléments du bilan, préparer les éléments de paie

C’est un poste polyvalent et qui nécessite d’être compétent sur beaucoup de domaines. C’est une réelle opportunité de développer l’employabilité de ce poste central. L’étendue des compétences est vraiment un avantage, à la fois pour l’entreprise et à la fois pour la personne elle-même. Les formations en comptabilité, RH, droit sont vraiment des thématiques intéressantes à développer en interne.

Montée en compétence par obligation

Comme évoqué auparavant, le poste central de la comptable ou de l’assistante de direction, appelez ce poste comme vous le souhaitez, est polyvalent. Cette polyvalence permet d’avoir également une possibilité étendue d’offre de formation, notamment sur des formations en comptabilité au sens large. Ce n’est pas un poste cloisonné sur lequel le développement des compétences est restreint comme pour un préparateur de commandes par exemple. Être polyvalent, c’est être compétent dans beaucoup de domaines mais sans en être spécialiste. Il suffit ainsi d’analyser les tâches effectuées et de comprendre lesquelles pourraient être optimisées. On verra par la suite des exemples concrets, revenons tout de même en premier sur le développement des compétences par obligation. C’est d’ailleurs plus du maintien de compétence car on parle ici du sujet épineux des formations liées à des éléments indépendants de la volonté de l’entreprise. L’exemple qui me vient en priorité sont les logiciels de gestion et autre ERP. Cinq compagnies se partagent une bonne part du marché : Cegid, Ciel, Quadratus, Sage, EBP (depuis cet article je crois que certains ont fusionné). Il n’y a pas un jour où je n’entends pas une entreprise dépenser son budget de formation dans une mise à jour de logiciel. Les entreprises n’ont de toute façon, pas le choix. Cependant, pour une TPE, c’est généralement tout le budget qui passe dedans, sans pour autant développer des compétences. Une année blanche pour la formation qui peut même continuer sur l’année suivante. Les entreprises déplorent cela mais savent qu’elles doivent s’y soumettre.

Exemple de montée en compétence

Lorsque les logiciels ou autres formations obligatoires ne viennent pas polluer les volontés des entreprises de faire du développement de compétence pur, il y a beaucoup d’exemples qui peuvent être prononcés. La pluridisciplinarité du poste fait que beaucoup de formations en comptabilité peuvent être effectuées J’élabore d’ailleurs souvent un plan sur plusieurs années, ce qui simplifie l’élaboration du plan de développement de compétences pour les entreprises. En effet, les entreprises n’ayant que très peu de temps à accorder à la formation, elles sous-estiment le fait de travailler sur plusieurs années un plan. Perdre un peu de temps sur l’année « n » pour planifier sur 5 ans par exemple, afin de gagner du temps sur les années suivantes. Ça permet d’amener une cohérence dans la progression et la montée en compétence. Il faut rester logique dans la formation, respecter un rythme et surtout, laisser le temps et le transfert des acquis en situation de travail faire son job. Pratiquer ses nouvelles connaissances, c’est la clé pour observer, à terme, de nouvelles compétences.  

Sur la comptabilité / paie

Une comptable, secrétaire ou assistante de direction dans une TPE/TPME, sur le sujet de la comptabilité et de la paie, c’est avant tout, faire le lien avec l’expert-comptable. Souvent il y a deux typologies de formation qui peuvent être pratiquées sur les formations en comptabilité. En premier lieu, on parle principalement de maintien des compétences, notamment, en rapport avec ce lien qui existe avec l’expert-comptable. Il y a la nécessité de renforcer ce lien, car, on me dit souvent, que l’expert-comptable détient son propre jargon, ce qui peut parfois perdre ou dérouter son interlocuteur. On effectue alors des formations sur la comptabilité générale de niveau 2, c’est-à-dire, un niveau perfectionnement. On aborde la TVA, l’enregistrement des opérations comptables et financières tout en prenant en compte vos spécificités. Chaque poste est différent d’une entreprise à l’autre, ce lien avec l’expert-comptable peut plus ou moins être poussé. En second lieu, si l’on parle de développement des compétences, j’ai eu fait à travers l’AFEST, des formations en comptabilité et sur la paie. Je reprends l’exemple de la paie car je le trouve extrêmement enrichissant. Pour rappel, j’ai une entreprise Avignonnaise qui souhaitait réintégrer la paie dans l’entreprise. Il n’y a généralement que 5 paies à réaliser donc la responsable administrative et financière souhaitait réintégrer cette activité. A travers l’AFEST, nous avons œuvré au développement des compétences en travaillant sur 3 jours, en fin de mois, pour former à comment réaliser une paie. Un bel exemple de réussite qui permet aujourd’hui à l’entreprise d’économiser de l’argent, en ne sous-traitant plus cette activité de paie, et qui permet au salarié, de développer des compétences et de récupérer sous forme de salaire, une partie de l’argent provenant de la réintroduction de la paie dans l’entreprise.

Sur le social et le RH

Le social en entreprise bouge sans cesse au gré des évolutions législatives. Ces derniers mois ont été tendus avec beaucoup d’actualité juridique. Prélèvement à la source, fusion AGIRC-ARRCO, facturation des AO avec CHORUS et dématérialisation des AO, c’est beaucoup de compétences à développer pour les comptables, assistantes de direction, secrétaires administratives et financières etc…Il est donc nécessaire de rester à jour sur l’actualité social ainsi que sur le droit du travail et droit social. Une partie importante des formations que nous dispensons concerne ce domaine d’activité, qui permet à des postes cités auparavant, de développer des compétences sans immédiatement solliciter le cabinet comptable. Cela permet de gagner du temps et en réactivité, et ça, ça n’a pas de prix pour une TPE. Il n’est donc pas rare d’avoir des demandes de formation en comptabilité orientée RH comme : la réalisation d’un contrat de travail, actualité sociale à travers la convention collective SYNTEC, gestion de la paie, perfectionnement à la comptabilité.

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