Les outils collaboratifs, le digital, le numérique, le cloud, tous ces sujets prennent beaucoup le pas sur des technologies de plus en plus obsolètes. SharePoint est véritablement la plateforme qui permet de travailler en mode collaboratif dans son entreprise. Encore faut-il connaître et comprendre le fonctionnement de la plateforme qui peut paraître complexe au premier abord dont les outils sont vastes et larges d’utilisation. Cette expansion du numérique se présente chez Microsoft avec Office 365, qui permet de travailler tout en ligne, avec les traditionnels logiciels de la Suite Office. SharePoint, quant à lui, présent sur Office 365, démontre toute son utilité en collaborant et sécurisant les contenus produits par l’entreprise et les salariés, notamment à travers différents outils.

Qu’est-ce qu’une formation SharePoint ?

Sharepoint est une plateforme construite et gérer par Microsoft. Elle permet d’utiliser les logiciels de la Suite Office ainsi que des outils pour travailler directement en ligne. Cela permet de sécuriser les données, faciliter l’échange d’information. Pour cela, beaucoup d’outils ont été créés pour pouvoir faciliter le travail des équipes en mode collaboratif. On abordera donc l’étude des outils ou interfaces comme Teams, Worflows, PowerApps. C’est donc une nouvelle manière de travailler qui s’offre aux entreprises. Pour beaucoup, cette transition nécessite une formation pour appréhender logiquement cette première utilisation de SharePoint.

Que comporte la formation SharePoint ?

La formation SharePoint se travaille sur 8 blocs de compétence sur deux journées de formation.

Le premier bloc concerne Office 365 et SharePoint. Nous passons en revu la présentation d’Office 365 et notamment d’Exchange, OneDrive et SharePoint.

Dans ce second bloc, nous étudierons Teams. Nous découvrirons l’interface ainsi que la gestion des équipes, des canaux et des membres. Nous verrons comment démarrer une nouvelle conversation, comprendre et mettre en place les notifications.

Le troisième bloc concerne la gestion de la sécurité et notamment sur les grands principes à respecter. Comme toute nouvelle utilisation, il est nécessaire de respecter un minimum de sécurité pour ses données, ceci afin de ne pas s’exposer à des risques qu’ils seraient aisés d’éviter.

Le quatrième bloc concerne la personnalisation du site SharePoint. En effet, il est possible de personnaliser le site à travers le thème, les titres et les descriptions. On étudiera également les accès rapides, les liens et les héritages du site parent.

Le cinquième bloc correspond à la partie sur les affichages. Notamment, nous verrons comment il est possible de modifier les affichages, idem pour les mobiles. L’avantage du collaboratif est d’avoir la possibilité de travailler sur mobile, smartphone ou tablette. Nous parlerons également des droits et des contrôles d’accès.

Le sixième bloc correspond à la présentation des bibliothèques et des listes. Nous apprendrons tout un ensemble d’outils et tâches comme les liens, les calendriers, les enquêtes, les annonces, les contacts, les blogs, les flux RSS etc…

Le septième bloc correspond au Workflows. C’est un sujet important qui sera étudié pour comprendre comment créer des flux de travail avec un ou plusieurs participants.

Le huitième et dernier bloc concerne la résolution des problèmes éventuels. Nous passerons en revue les différentes possibilités de recours aux aides si jamais des problèmes survenaient lors de l’utilisation des outils ou de la plateforme SharePoint.

À qui s’adresse la formation SharePoint ?

La formation SharePoint n’a pas de frontière quant aux entreprises qui souhaitent l’utiliser. Bien évidemment, SharePoint ne peut s’utiliser que pour un seul salarié, c’est donc souvent une thématique de formation qui concerne l’ensemble de la société. Les entreprises qui souhaitent travailler via SharePoint et Office 365 peuvent librement acheter les licences pour commencer à travailler en mode collaboratif.

Les entreprises qui nous ont sollicité il y’a quelques années étaient principalement des entreprises de la tech. Ils furent les précurseurs des demandes de formation puis, depuis quelques mois, nous travaillons de plus avec des entreprises qui viennent de tous secteurs. Aussi bien dans l’agroalimentaire, dans la chimie, ou des bureaux d’études. Ainsi, tout le monde peut venir nous solliciter pour appréhender l’utilisation de SharePoint et démarrer le travail collaboratif.

Quels objectifs atteindre grâce à la formation SharePoint ?

Human Formation travaille en intra-entreprise sur des prestations de formation personnalisées. La formation SharePoint va également être travaillée en ce sens. D’une part, même si la formation s’apparente à une initiation, il est important de connaître certains critères pour adapter les objectifs pédagogiques. A partir de là, nous pourrons ajuster vos projets si vous souhaitez vous intéresser plus en profondeur sur un sujet en particulier.   

Les objectifs pédagogiques sont clairs : découvrir Office 365 et SharePoint, créer les essentiels de SharePoint, apprendre les différents types de contenus en sécurisant les parties et utiliser la suite Office connectée avec Office 365. Ces objectifs pédagogiques ont été construits pour qu’en deux jours de formation, les salariés soient capables d’appréhender SharePoint dans leur quotidien et démarrer l’utilisation des outils collaboratifs.

Pourquoi choisir Human Formation pour votre formation SharePoint ?

Human Formation élabore ses formations à travers le modèle de Kirkpatrick, seul modèle qui à nos yeux, garantit le développement des compétences de vos collaborateurs. Il nous permet, en amont de la formation, de construire un suivi et un accompagnement post-formation qui servira à analyser le comportement des stagiaires lors du transfert des acquis. Les connaissances acquises en formation doivent être reportées en situation de travail. Si ce n’est pas le cas, alors il n’y aura pas de développement des compétences, c’est pour cette raisons que nous devons être présent afin de comprendre les problématiques et les barrières qui se mettent en place auprès du salarié. Nous devons être là pour aider et soutenir les collaborateurs dans le changement à travers des journées structurées en amont de la formation.

Human Formation travaille sur des projets sur-mesure et sur des prestations intra-entreprises. Nos formateurs se déplacent directement à vos côtés pour maximiser l’apprentissage en travaillant sur vos tâches, vos métiers et surtout vos problématiques quotidiennes. Tous nos formateurs sont également organismes de formation, ce qui garantit de ne travailler qu’avec des professionnels qui font de la formation leur métier et non une activité annexe ou secondaire. Notre charte qualité est très claire à ce sujet. Elle a été élaborée par nos soins, sur des critères qui nous paraissent cohérents par rapport à nos attentes et les attentes du marché. Nous tenons à proposer des prestations de formation pointues réalisées par des formateurs professionnels, expérimentés et qui continuent à se former tout au long de leur carrière.


PROGRAMME PÉDAGOGIQUE

OBJECTIF GÉNÉRAL
Ce parcours de formation sur site et sur mesure vous permettra de prendre en main SharePoint, outil d’Office 365

OBJECTIFS PÉDAGOGIQUES
Exécuter les premières tâches
Gérer la sécurité
Exploiter les bibliothèques et les listes

PRÉ-REQUIS
Une connaissance de l’environnement PC

DURÉE
Durée totale : 2 jours soit 14h

PROGRAMME DE LA FORMATION :
1. Office 365, SharePoint
Présentation d’Office 365
Architecture côté Cloud et côté client
Exchange, OneDrive et SharePoint

2. Teams
Découverte de l’interface
Gérer les équipes, les canaux et les membres
Démarrer une nouvelle conversation
Mentionner quelqu’un / Ajouter des émojis et des autocollants / ajouter fichiers
Rester informé avec Activité et les notifications

3. Gestion de la sécurité
Grands principes : authentification, autorisation

4. Présentation des bibliothèques et listes
Bibliothèques de documents, de photos
Tâches
Tâches avec liaison de/vers Microsoft Project
Liens, liens promus
Calendriers
Enquêtes, Annonces, Discussions
Contacts
Blogs
Ajout de contenu
Flux RSS et alertes

5. Personnalisation du site SharePoint
Personnalisation d’un site : titre, description, thème
Nouvel éditeur de pages, utilisation du site avec un appareil mobile
Accès rapides, liens, héritage du site parent

6. Les affichages
Définition modifications des affichages
Affichage pour mobiles
WebParts et affichages

7. Les workflows
Utilisation de Flow : Création d’un flux pour recevoir une notification lors de l’ajout d’un document

8. En cas de problème
Les problèmes connus
Utilisation de l’aide
Mettre l’accent sur la sécurité
Rappel sur la sécurité (ANSSI) / document de référence au format électronique
Utiliser Internet Explorer 11 / Le mode privé

MODALITÉS PÉDAGOGIQUES
Alternance d’apports théoriques, de cas concrets apportés par l’intervenant et/ou les participants et de pratiques.
Les participants seront accompagnés et conseillés dans des exemples directement issus de leur pratique professionnelle actuelle.

MODALITÉS D’ÉVALUATION
Les pré-acquis sont évalués en amont lors d’un questionnaire détaillé en ligne et/ou suivi d’un entretien téléphonique qui permettront l’analyse des besoins et des attentes préalables à la rédaction du programme de la formation.
Le formateur accompagne ensuite les apprenants en fonction de l’assimilation progressive des notions et sera en mesure d’adapter le contenu et les méthodes si nécessaire.
Une évaluation « à chaud » sera organisée en fin de formation.
Un questionnaire de satisfaction sera adressé au participant à l’issue de la session de formation.

MODÈLE DE KIRKPATRICK
En fonction de votre projet, la formation reste adaptable a tous les niveaux. L’important, est d’intervenir durablement dans le temps pour s’assurer que le transfert des acquis, en d’autres termes, que les connaissances acquises pendant la formation sont bien introduites dans le quotidien des stagiaires. Cette formation SharePoint sur 2 jours, se découpe idéalement en trois journées consécutives. Cela dépend en grande majorité de vos projets et de comment vous souhaitez être accompagné. L’évaluation à froid, établie par nos services, a pour but de faire remonter les différents comportements souhaités en amont de la formation. A travers les différentes parties prenantes de l’entreprise, nous analyserons ces différents comportements mesurables et observables afin de construire des recommandations pour d’éventuelles solutions de formations.

EN RÉSUMÉ
Phase 1 : recueil de votre besoin pour adapter, personnaliser la formation SharePoint à votre besoin
Phase 2 : construction du programme pédagogique et fixation des modalités et du rythme pédagogique
Phase 3 optionnelle : accompagnement sur les différents dispositifs de formation et des financements possibles en fonction des OPCO + établir les demandes de prise en charge
Phase 4 : formation + suivi et accompagnement
Phase 5 : mesure du transfert des acquis et des résultats + recommandations post-formation

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