Excel et les fonctions support

Lorsque je ne connais pas une entreprise qui me contacte, j’essaie d’aller voir le site internet de l’entreprise. Et ce pour deux raisons. D’une part, ça me permet de connaître grossièrement l’activité de l’entreprise (si le site est bien fait), et d’autre part, je navigue souvent dans l’onglet « recrutement ». Cet espace, où des candidats peuvent postuler ou au moins, regarder les postes à pourvoir, m’aide beaucoup pour analyser les compétences demandées au sein de la structure, quelque soit le poste. Il y a d’ailleurs souvent des dénominateurs communs. Exemple : l’anglais, si la structure demande à parler anglais pour différentes raisons, c’est une compétence qui sera généralement demandée sur tous les différents postes à pourvoir. Outre les langues étrangères, s’il y a bien un dénominateur commun que je retrouve partout, c’est l’utilisation de Microsoft Office avec Excel en ligne de mire. C’est notamment le cas pour toutes les fonctions supports que j’oppose souvent aux fonctions techniques qui eux, ont souvent moins besoin de cette compétence, étant beaucoup sur le terrain. Les fonctions supports quant à elles, souvent au bureau, sont facilement atteintes de la réunionite aigue propre à notre cher pays. Vous connaissez peut-être également.

La réunionïte aigue française  

Si on fait un état des lieux en France des jours où il est difficile de joindre les gens au travail, c’est bien le lundi matin. Cette demi-journée est inscrite dans les mœurs et il s’agit de la fameuse réunion du lundi matin. Outre cette réunion du début de semaine, il y a parfois des salariés que je n’arrive que trop peu à avoir en ligne, car il navigue de réunions en réunions. Qu’est ce qu’engendre ces réunions sur les compétences requises pour les salariés ? Outre Powerpoint, c’est surtout Excel qui est mis en avant par les entreprises. Lors de réunions, on a souvent tendance à mettre en avant des données chiffrées, des indicateurs de pilotage ou financiers. Plus qu’une simple utilisation d’Excel, ce sont véritablement les TCD soit les tableaux croisés dynamiques qui prennent de plus en plus d’ampleur ces dernières années. Et cela se comprend facilement.  Ils sont utiles, intuitifs et simples d’utilisation quand on est bien formé. Ils permettent de faire ressortir des informations capitales et assez fines pour qui veut analyser des données quantitatives ou qualitatives. Les formations sur Excel TCD sont donc très dispensées au sein de notre activité.

Les TCD pour travailler plus vite

Les tableaux croisés dynamiques sont des outils qui permettent aux salariés de structurer des données en tableaux. Ils permettent de construire des tableaux d’indicateurs et peuvent être propres aux financiers, aux marketing, aux commerciaux, aux comptables, aux opérationnels (ingénieurs, techniciens) bref à toutes les fonctions supports de l’entreprise. Les TCD sont avant tout des outils pour exposer des données affinées de BDD importantes voir massives et permettent de faire ressortir rapidement des résultats expressifs. Et tout cela en quelques clics, c’est ce côté intuitif, malléable qui permet aux salariés de jongler avec différents indicateurs. C’est véritablement un outil complet qui est de plus en plus demandé en entreprise avec cette fameuse réunionite aigue. De même, les rapports, les reporting, les démonstrations sont souvent l’aval d’une bonne analyse en tableaux croisés dynamiques. Les données que l’on souhaite faire ressortir peuvent ensuite facilement être représentées clairement à travers différentes méthodes ou outils (tableaux, graphiques). Il est véritablement l’allié indispensable pour les salariés des entreprises de nos jours.

Des formations personnalisées

Chez Human Formation, nos formations sont personnalisées. Nous intervenons en intra-entreprise, à vos côtés, en analysant votre travail et notamment vos fichiers Excel. Nous faisons une extrapolation de vos problématiques qui nous serviront ensuite de point de départ pour construire un programme pédagogique adapté à vos besoins. Tout ceci ne peut se faire au préalable sans une analyse de votre niveau de départ. En effet, vous pouvez travailler les tableaux croisés dynamiques mais avoir des salariés de niveaux différents. Les TCD d’Excel sont parfois tellement larges en termes de contenu, que même les plus avertis peuvent se perdre dans certaines tâches avancées. L’évaluation du niveau de départ est donc un point capital, surtout pour définir le nombre de jours de formation ou le nombre d’heures. Il peut en effet, s’agir d’une simple intervention de quelques heures sous la formation d’une AFEST, action de formation en situation de travail. Nous nous rendons au côté du salarié pour débloquer concrètement sa situation et lui délivrer un programme pédagogique axé sur son problème afin qu’il puisse le résoudre par la suite.

La problématique des tests en amont

Lorsqu’on parle de personnalisation, il est indispensable de travailler le projet de formation en amont. C’est le cas inverse pour une formation inter-entreprise où le programme est défini au préalable. Là, pas besoin de travailler le projet, vous vous inscrivez et suivez le cours. L’intra-entreprise et le sur-mesure demande de bien comprendre votre environnement et par là, nous entendons votre activité, votre poste, vos tâches, vos connaissances et compétences actuelles. Tout cela demande une chose essentielle que n’ont pas forcément les TPE/TPME avec qui je travaille : du temps. Dès lors, lorsque j’ai de nombreuses personnes à former, il est souvent long et difficile d’avoir l’ensemble des tests demandés en amont pour construire le déroulé pédagogique qui en découle. Il est capital pour nous d’avoir ces tests. Qui plus est, certaines entreprises se positionnent souvent sur des projets à la place des salariés. La réalité est parfois tout autre lorsque nous analysons le résultat des tests. Ils sont aussi là pour confirmer que le projet de formation est source de motivation pour l’employé sans quoi, il n’y aura généralement pas de transfert des acquis et donc de développement des compétences.

Le suivi en pratique

Le suivi est l’axe le plus important dans une formation, c’est lui qui qualifie ou non la véritable réussite d’une formation. Cette réussite qui est synonyme de développement des compétences. Une fois la formation Excel TCD appréhendées, ces derniers peuvent encore parfois poser certains problèmes aux salariés. Ce qui est logique vu toute la densité d’outils et de données que l’on peut exécuter. Il est important que le formateur soit présent post-formation, pour accompagner les salariés dans le transfert des acquis, de tel sorte que les salariés continuent de pratiquer leur nouvelle connaissance. C’est le seul moyen d’activer la montée en compétence. Ce suivi peut revêtir plusieurs formes : demi-journée d’accompagnement, journée entière, visio ou skype ou autres outils dématérialisés etc…Le but est d’être là quand le salarié risque de rencontrer des difficultés ou des interrogations dans sa pratique nouvelle du logiciel. S’il est frustré ou qu’il rencontre des barrières face à lui, il risque tout simplement de ne jamais pratiquer et de perdre les acquis de la formation, sans développer la moindre compétence.

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