Ma vision dans les TPE / TPME
Lors de mes journées qui m’amène à discuter avec beaucoup de dirigeants d’entreprises, il n’est pas anodin de remarquer à quel point les entreprises sont similaires entre elles. Travaillant sur des tailles d’entreprises inférieures à 50 salariés majoritairement, il est commun, quelque soit le secteur d’activité, de retrouver les mêmes caractéristiques d’entrepreneuriat. Peu de formation, difficulté à recruter, difficulté à garder le personnel, peu ou pas de RH ni de politique RH, et finalement, de manière générale, peu de temps pour réaliser des projets. J’en parlerai après dans le premier sous-titre de cet article mais globalement, les plus gros projets que je rencontre sont les changements d’ERP en interne. C’est un travail usant, qui demande beaucoup d’implication, de patience alors même que l’entreprise n’est pas décisionnaire à 100%. Les budgets formation sont même parfois utilisés sur deux années complètes suite à ces changements. C’est une grande réorganisation mais bien souvent, c’est l’entreprise qui a vendu l’ERP qui fait les changements, sans finalement avoir besoin, dans l’entreprise, de formation à la gestion de projet.
Pour quel projet ?
Une TPE/TPME au quotidien, je l’ai déjà dit, subit son activité. Elle n’a généralement pas le temps de s’occuper de quoi que ce soit. Elle a un carnet de commandes qui fait qu’elle se cantonne à une certaine routine qu’il faut savoir gérer. C’est pour cette raison que je rencontre au fil du temps, beaucoup d’entreprises et de dirigeants m’expliquer des éventuels projets qu’ils aimeraient concrétiser. Cependant, ça n’arrive jamais, faute de temps. Alors, il y a bien tout de même des entreprises qui entreprennent, heureusement. Les projets numéro 1 sont d’ailleurs ceux qui sont liés au développement du chiffre d’affaires, les appels d’offres. Répondre à un appel d’offre puis ensuite, le concrétiser, est un chantier considérable et qui peut vite submerger l’équipe projet s’il n’y a pas un minimum d’organisation. Les appels d’offres sont un atout majeur pour les entreprises qui souhaitent passer un cap dans leur développement ou qui souhaitent capitaliser sur un autre canal commercial. C’est une véritable opportunité ouverte à tous, et c’est donc important de pouvoir les gérer du début à la fin, surtout quand on est une entreprise qui n’a jamais travaillé en commun sur un projet. Outre les appels d’offres, d’autres exemples de projets que j’ai déjà rencontrés, comme des entreprises qui conçoivent un produit ou un service : applications mobiles, édition de logiciels, nouvelles machines ou lignes de production personnalisées etc…Dans ces cas précis, le projet fait partie intégrant de la vie de l’entreprise. C’est donc d’autant plus important pour cette typologie d’organisation que d’œuvrer au mieux pour maximiser le rendement de ces projets.
Est-ce que la taille compte vraiment ?
Pourquoi effectivement poser cette question de la taille de l’entreprise en rapport avec la formation en gestion de projet ? Bien souvent, au risque de me répéter, les TPE/TPME sont des entreprises qui ont rarement le temps de faire de la formation. J’entends parfois des salariés me répondre « non nous ne faisons pas de formation monsieur, vous savez, nous ne sommes que 6 dans la structure ». Et donc ? Une entreprise de 6 personnes, composée d’une assistante de direction, du directeur et de 4 ingénieurs en informatique qui conçoivent des logiciels pour des agences immobilières est-elle réellement trop petite pour monter en compétence sur leur capacité organisationnelle au travail ? Non, surtout que cette typologie de formation ne s’apprend rarement à l’école, et si parfois elle s’apprend, elle n’aura bien souvent, rien à voir avec ce qu’il se passe en réelle dans l’entreprise. En effet, la vie d’une entreprise au quotidien ne se trouve pas dans les bibliothèques des universités, écoles d’ingénieurs ou écoles de commerce. Chaque boite est différente, car son secteur d’activité, son produit, son service, sa structure, sa ou son dirigeant sont différents. Si je prends l’exemple inverse, j’ai rencontré une entreprise d’une quarantaine de personne dans le secteur agroalimentaire. Il s’agissait d’une boucherie de gros en B2B composée, entre autre, du dirigeant, d’un pôle administratif/comptable, d’un service qualité, des commerciaux et des agents de production avec managers. Si je devais comparer avec l’entreprise de 6 personnes précédemment, je dirais que l’entreprise dont le cœur d’activité est de concevoir des logiciels mérite d’abord de se former à la gestion de projet. C’est l’activité de l’entreprise qui devrait avant tout gérer la formation sur la gestion de projet. Et c’est tout à fait normal puisqu’en fonction de l’activité et du marché, doit naître les compétences requises pour performer et donc en déduire les besoins en formation.
C’est quoi une formation en gestion de projet ?
Je vous disais dans un précédent article que les formations en techniques de vente et en management sont pour moi, les plus importantes en entreprise. Voila le 3ème domaine qui est selon moi, le plus important avec les deux thématiques citées auparavant. Encore une fois, cette thématique ne s’apprend pas à l’école ou si elle s’apprend, c’est tout à fait autre chose qu’est la réalité terrain, notamment, lorsque le chiffre d’affaires en dépend.
Le contenu d’une formation personnalisé
Construire une formation en gestion de projet c’est encore une fois travailler avec le modèle de Kirkpatrick. Le suivi et l’évaluation vont avoir un impact significatif pour nous, il va donc être question de construire des indicateurs qui vont nous permettre d’apprécier si oui ou non, la formation est une réussite à nos yeux. Avec l’entreprise, nous allons conjointement comprendre comment fonctionne la structure, savoir s’il existe déjà des indicateurs qui pourraient nous servir d’analyse post-formation. Ce n’est pas souvent le cas mais nous pouvons avoir parfois de bonnes surprises. Ensuite, la formation en gestion de projet dure en moyenne 3 jours. Elle est plus ou moins longue en fonction également de l’accompagnement et du suivi post-formation. En effet, nous travaillons théorie et pratique pendant les trois jours, où nous abordons la demande client, la planification et le pilotage, avant de planifier nous même un autre rendez-vous avec les stagiaires. Le but est ici de laisser le transfert des acquis se faire tout seul, en fonction des différents projets remportés par l’entreprise, en cas d’appels d’offres ou via de simples commandes. Deux choix peuvent ici intervenir. Soit nous pouvons intervenir pendant le projet, afin d’apprécier l’efficacité de la formation sur le déroulé du projet face aux pratiques antérieures. Soit nous revenons dans l’entreprise à la fin du projet, afin de dresser un bilan, mettre en place des actions correctives, soulever des axes d’améliorations etc…Dans la pratique, c’est souvent la deuxième solution qui est privilégiée, pour une simple raison : les entreprises manquent cruellement de temps pendant le déroulé d’un projet. Monopoliser une journée voire une demi-journée c’est parfois trop demandé. En revanche, lorsque le projet est terminé dans sa globalité, il est assez aisé de planifier plusieurs heures ensemble pour avoir un aperçu avant / après. Notamment en ce qui concerne l’impact de la formation sur l’environnement de travail et faire un point par rapport à l’évaluation à chaud et à froid, notamment sur le transfert des acquis. On analyse s’il y a eu des changements par rapport à avant la formation, quels ont été ces changements, comment ont il eu un impact sur l’organisation du travail en équipe etc…La particularité de la formation en gestion de projet c’est qu’il s’agit presque systématiquement de formation en groupe de 6/8 personnes, il est donc souvent long de travailler les impacts de la formation. Il faut analyser ça de manière individuelle mais aussi par rapport au groupe. C’est donc beaucoup de travail mais qui changeront beaucoup les collaborateurs qui prendront part à cette formation, c’est un investissement extrêmement utile.
La taille de l’entreprise pour une formation en gestion de projet ?
En synthétisant ce que j’ai exprimé auparavant, on se rend compte que les formations en gestion de projet n’ont pas de limite de taille d’entreprise, au contraire. Tout dépend de la taille du projet en relation avec le chiffre d’affaires de l’entreprise et par rapport au moyen humain qui sont mis à disposition pour le projet. Nous faisons régulièrement des formations en gestion de projet pour des entreprises de plus de 30 salariés mais la plupart de nos demandes concernent des TPE, sur des groupes de 3 à 4 personnes. C’est ce qui est une excellente base de travail, pas trop nombreux, c’est préférable pour bien coordonner les forces ensemble. Cela permettra, si l’entreprise était amenée à continuer de croitre, d’apporter aux nouveaux entrants de bonnes bases de travail sur la coordination de groupe. Il n’y a pas une seule journée sur laquelle j’entends une TPE / TPME me dire qu’elle est en retard sur le lancement de ses projets. Les dates prévues initialement sont repoussées, faute de temps et de moyen mais aussi faute d’organisation. La formation en gestion de projet vous apportera tous les éléments pour bien performer en collectif. Qui plus est, avec notre système d’accompagnement, nous sommes dans une logique de vous suivre et d’apporter une amélioration continue par rapport au transfert des acquis en situation de travail. C’est ainsi que vous comprendrez comment mieux appréhender vos futurs projets.