Une thématique très intéressante sur le domaine d’activité du management concerne l’organisation professionnelle et la gestion du temps. C’est une thématique à part, qui ne ressemble pas à d’autres formations qui peuvent avoir des points communs comme l’intelligence collective et le management collaboratif. Être capable de bien s’organiser dans son travail et bien gérer son temps est une problématique que je retrouve tous les jours. Il n’y a pas de frontière entre les salariés qui manquent d’organisation et de gestion du temps. Tout le monde peut être concerné, surtout si personne n’a su montrer l’exemple, que ce soit à l’école ou en formation en entreprise. Innée chez certain, cette compétence reste néanmoins assez rare et c’est bien pour cela que tous les jours, des entreprises me confient être submergées par l’activité, incapables de dégager du temps, gérer les priorités. Un manque d’organisation professionnelle et de gestion du temps qui n’est pas sans conséquence puisque les salariés finissent par rentrer en burn out, tant ils ne voient jamais le bout du tunnel. Les congés n’y font généralement rien étant donné qu’ils savent qu’à leur retour, la charge de travail à rattraper sera plus dense. C’est un cercle vicieux qu’il faut savoir enrayer.

Qu’est-ce qu’une formation gestion du temps et organisation professionnelle ?

Dans ce paragraphe, nous reprenons systématiquement l’exemple de l’école et des formations initiales. Les formations en management sont réellement utiles pour les salariés, en effet, ce n’est pas à l’école qu’on apprend les codes du comportement en entreprise. Personne n’a jamais suivi de cours en classe, pour apprendre gérer son temps et son organisation professionnelle. Personne n’a appris à gérer son planning, optimiser ses tâches de travail, déléguer ou encore, savoir dire non quand cela est nécessaire. C’est pourtant l’un des piliers en entreprise, une compétence capitale pour qui souhaite à minimum avoir une sérénité en entreprise, dû à la facilité à organiser et planifier son travail au quotidien. La formation gestion du temps et organisation professionnelle est justement là pour apprendre à des salariés à savoir s’organiser, en fonction de leurs activités et de leurs différentes tâches de travail. Le but, est de faire des salariés, des collaborateurs qui, dans leur quotidien, post formation, sauront comment gérer leur activité et s’adapter à chaque nouvelle tâche à effectuer. C’est un pas supplémentaire vers plus de sérénité au travail. Il est en effet impossible de s’épanouir dans son travail si le salarié est constamment submergé de travail, ou alors ce n’est que temporaire, personne ne tient sur la durée, ce n’est pas humain et l’entreprise doit avoir un rôle pour aider ses salariés.

Que comporte la formation gestion du temps et organisation professionnelle ?

Cette formation gestion du temps et organisation professionnelle sur deux jours, a été construite sur quatre blocs de compétence. Il s’agit là des fondamentaux pour être capable de définir des objectifs pertinents, d’utiliser des outils et méthodes de planification et de mettre en œuvre des techniques de prévention du stress. La formation s’ouvre, en premier lieu, sur un autodiagnostic et une analyse des différentes modes de fonctionnement de chacun.

Le premier bloc concerne la capacité à définir des objectifs pertinents. Cette première partie sert véritablement d’état des lieux pour les salariés, notamment sur les rôles et les interactions dans l’entreprise. Il est nécessaire de comprendre son rôle dans l’organisation, c’est ainsi que l’on pourra alors prioriser les tâches de travail demandées. Il sera important de clarifier les missions du salarié, notamment celles pour lesquelles il a été initialement embauché. On introduira ici, la notion d’objectif SMARTE, ainsi que l’importance de comprendre les ressources, les freins contextuels et organisationnels.

Le second bloc va mettre l’accent en priorité sur les fondamentaux de la planification du temps et des activités du salarié dans le cadre de son travail. On travaille alors via la méthode simple de l’entonnoir. Matrice d’Eisenhower, priorité des tâches, activités chronophages, savoir dire non. C’est un bloc important qui va faire prendre conscience aux participants de la nécessité de développer un sens de l’organisation au travail. C’est cette partie principale dont ils devront, au quotidien, se souvenir et pratiquer tel un guide afin de faciliter leur activité et enfin, sortir de cet état apnéique permanent.

Le troisième bloc concerne les méthodes et outils d’organisation qui vont aider les salariés à devenir réellement performants dans leur travail. Une fois compris les fondamentaux de la gestion de leur activité, il est alors temps, à travers cette partie, de s’approprier les techniques d’optimisation de travail. On aborde alors l’environnement global de travail du salarié, les outils digitaux, le travail collaboratif, le mind mapping. Tous ces outils qui ont déjà fait leur preuve vont grandement faciliter le quotidien des salariés, surtout s’ils insistent sur la pratique quotidienne de ces nouvelles techniques.

Le quatrième et dernier bloc concerne le stress. En effet, c’est une partie importante de la formation puisque le stress va s’autogénérer avec le fait, pour un salarié, d’être constamment submergé par son activité. Il est donc important d’assimiler des techniques de prévention et de gestion du stress.

À qui s’adresse la formation gestion du temps et organisation professionnelle ?

Human Formation se destine à être un véritable développeur de compétences pour les entreprises de Marseille, mais aussi dans tout le quart sud-est, qui sont à la recherche d’une formation gestion du temps et organisation professionnelle. C’est une formation qui s’adresse à tout le monde. Quiconque souhaite sortir de ce stress permanent et enfin réussir à s’organiser de la meilleure des manières possibles pour être libéré des contraintes de l’activité.

Les entreprises qui nous sollicitent pour travailler avec nous rencontrent le plus souvent des problèmes organisationnels. C’est lors des entretiens professionnels ; que souvent, les entreprises soulèvent se problème majeur de manque d’organisation. C’est relativement dur à avouer pour le salarié qui pourrait avoir peur du jugement et éventuellement, faire ressortir un manque de compétence sur le poste requis. Il faut donc une certaine dose de courage pour avouer avoir besoin d’aide dans la gestion de son temps et de son organisation. Ou alors, le salarié en arrive à bout, il est souvent trop tard. Nous récupérons parfois des salariés à bout, ne voyant pas le bout du tunnel, désespérés par leur travail qui pourtant, leur plaisait initialement. Ils se sentent souvent incompétents. Il est alors nécessaire d’intervenir rapidement pour enrayer cet état d’esprit et donner les clés pour inverser cette tendance avant que les états psychologiques des salariés concernés se dégradent.

Le nombre de risques psychosociaux est très important lorsqu’on rencontre des salariés désabusés par leur activité. La formation s’adresse donc à tous les salariés que l’on peut rencontrer en entreprise. Salariés, collaborateurs, managers et même des chefs d’entreprises ont déjà été formés par nos soins. Il n’est d’ailleurs pas rare de voir une évolution des participants en fonction des typologies de poste. Plus le salarié grimpe les échelons, plus nous retrouvons ces profils en formation. A croire que plus on grimpe les échelons, moins les salariés savent gérer leur activité.

Quels objectifs atteindre grâce à la formation gestion du temps et organisation professionnelle ?

Human Formation est spécialisé sur les formations intra-entreprises et sur-mesure. La formation gestion du temps et organisation professionnelle ne fait pas exception à la règle. En effet, même si un diagnostic des pratiques actuelles est effectué en début de formation, en guise d’introduction, nous insistons fortement sur le travail en amont. Il est capital pour nous de comprendre dans quel état d’esprit sont les collaborateurs qui vont assistés à la formation. En effet, si certains salariés n’ont pas révélé l’importance pour eux d’une formation gestion du temps et organisation professionnelle, l’état psychologique du salarié est tel que nous ne pouvons pas l’aider à travers une simple formation. Certes, cela va lui apporter la capacité à mieux s’organiser au quotidien, mais les séquelles passées doivent faire l’objet d’une étude approfondie par l’entreprise.

D’autre part, il est important, en amont, de comprendre pourquoi l’entreprise nous sollicite l’instant « t » et pas avant, ni après. Comme expliqué dans d’autres articles, les entreprises ont souvent tendance à nous solliciter une fois que le « mal » est déjà fait. Nous concevons qu’il est difficile pour une entreprise de faire de la prévention sur ce sujet, il y a bien d’autres sujets à traiter en entreprise, qui passent largement avant la formation, notamment lorsque l’entreprise est de petite taille. Cependant, il est important de prendre le temps d’agir le plus en amont possible afin que les salariés détiennent déjà les clés avant qu’il ne soit trop tard. C’est là que l’on voit que la formation est un investissement. Un investissement pour l’épanouissement du salarié, et pour la productivité de l’entreprise.

Les objectifs pédagogiques sont clairs, définir et planifier ses objectifs, prioriser les tâches et organiser son temps, gagner en productivité et en agilité avec les outils digitaux collaboratifs, améliorer sa gestion du stress et sa communication professionnelle. Ces objectifs pédagogiques ont été construits de tel sorte que les participants, à l’issue de la formation, seront capable de mettre en pratique les outils pour mieux s’organiser dans leur quotidien et prioriser leur activité dans leur travail.  

Pourquoi choisir Human Formation pour votre formation gestion du temps et organisation professionnelle ?

Human Formation c’est avant tout des formations personnalisées et en intra-entreprises. C’est un premier gage d’accroissement de l’apprentissage pour nous qui souhaitons adapter le plus possible les projets de formation des entreprise et des collaborateurs. Nous travaillons avec le modèle de Kirkpatrick, seul modèle à nos yeux qui garantit une montée en compétence progressive et durable. La formation gestion du temps et organisation professionnelle ne fait pas exception à la règle. En effet, afin de maximiser le développement des compétences des salariés, nous intervenons idéalement sur deux journées non consécutives. Ceci afin de s’assurer que les stagiaires pratiques bien leurs nouvelles connaissances acquises pendant la formation. C’est ce transfert des acquis qui garantit le développement de nouvelles compétences.

En assurant un suivi, nous soutenons les salariés dans le changement. Ils auront souvent besoin d’un soutien pour qu’ils n’aient pas cette envie d’abandonner à chaque barrière qui va se dresser devant eux. Le changement prend du temps et le développement des compétences aussi. Il faut que le formateur soit présent le plus possible dans l’accompagnement au changement et faire de l’action de formation, une réussite à nos yeux, à savoir, un salarié qui pratique quotidiennement ce qu’il a appris et compris en formation.

Human Formation travaille avec des formateurs qualifiés qui ont tous été triés sur le volet à travers notre charte qualité. Les différentes réformes au cours des dernières années font d’eux de véritables professionnels étant tous organismes de formation, avec numéro de déclaration d’activité auprès de la Préfecture et en cours de certification Qualiopi. Dernière certification née de la réforme de la formation du 5 Septembre 2018. Nos formations personnalisées permettent une proximité avec les stagiaires qui nous permet d’afficher des évaluations qualitatives.


PROGRAMME PÉDAGOGIQUE

OBJECTIF GÉNÉRAL
Cette formation permettra aux participants de gagner en efficacité en optimisant leur organisation professionnelle. A l’issue de la formation, ils seront en mesure de définir des objectifs pertinents, d’’utiliser des outils et méthodes de planification et de mettre en oeuvre des techniques de prévention du stress au sein de l’écosystème de leur entreprise

OBJECTIFS PÉDAGOGIQUES
Définir et planifier ses objectifs
Prioriser les taches et organiser son temps
Gagner en productivité et en agilité avec les outils digitaux collaboratifs
Améliorer sa gestion du stress et sa communication professionnelle

PRÉ-REQUIS
Aucun pré-requis

DURÉE
Durée totale : 2 jours soit 14h

PROGRAMME DE LA FORMATION :
1. Savoir définir des objectifs pertinents
Cartographier son rôle et ses interactions au sein de son entreprise/service.
Clarifier ses missions
Evaluer son investissement professionnel
Définir des objectifs clairs et efficaces (notion d’objectifs SMARTE)
Identifier et valider les ressources nécessaires.
Identifier et lever les freins contextuels personnels et organisationnels.
Réaliser un rétro planning et les jalons pour ses objectifs.
S’engager dans une démarche d’amélioration continue

Application : Mise en pratique sur des cas de définition d’objectif apportés dans le contexte du participant.

2. Définir ses priorités pour planifier son temps et ses activités
Distinguer l’urgent de l’important : la matrice d’Eisenhower.
Planifier les tâches en fonction de leur niveau de priorité.
Identifier et réduire les activités chronophages/voleurs de temps.
Définir la répartition optimale des tâches récurrentes, flottantes et imprévues.
Identifier les erreurs de planification.
Savoir dire non, savoir déléguer ou rediriger si nécessaire

Application : Mise en pratique sur des cas de planification de tâches hebdomadaires.

3. S’approprier des méthodes et outils d’organisation performants
Optimiser son environnement de travail.
Améliorer le classement des informations.
S’organiser autrement avec les outils digitaux.
Travailler en mode collaboratif à distance : Slack, Trello, Wimi…
Organiser ses projets avec le mind-mapping.
Préparer et animer les réunions d’équipe efficacement

Application : Identification et prise en main des outils adaptés à ses objectifs et son contexte.

4. Rester efficace malgré les sources de stress
Prendre conscience des impacts du stress sur son activité professionnelle et son énergie personnelle.
Réduire les sources de stress liées au temps et à l’organisation.
Faire face aux imprévus avec calme et détermination.
Méthodes de gestion du stress et préparation mentale.
Maitriser son relationnel interpersonnel.
Anticiper et gérer les conflits (méthode CNV).
Formuler clairement ses besoins et ses attentes.
Optimiser sa communication gagnant-gagnant

Application : Identification des sources de stress et conception d’actions de progrès.

MODALITÉS PÉDAGOGIQUES
Alternance de notions, d’apports méthodologiques et de mises en application
permettant de développer de nouvelles compétences et d’ancrer de nouvelles
pratiques et postures.
Les modalités sont participatives et les participants sont accompagnés et
conseillés dans des exemples directement issus de leur pratique professionnelle.
Le support de la formation sera présenté sur une plateforme pédagogique partagée
et les éléments remis aux participants à l’issue de l’intervention

MODALITÉS D’ÉVALUATION
Les pré-acquis sont évalués en amont lors d’un questionnaire détaillé en ligne suivi d’un entretien téléphonique qui permettront l’analyse des besoins et des attentes préalables à la rédaction du programme de la formation.
La formatrice accompagne ensuite les apprenants en fonction de l’assimilation
progressive des notions et sera en mesure d’adapter le contenu et les méthodes si nécessaire. Une évaluation « à chaud » sera organisée en fin de formation.
Un questionnaire de satisfaction sera adressé au participant à l’issue de la session de formation.

MODÈLE DE KIRKPATRICK
En fonction de votre projet, la formation reste adaptable a tous les niveaux. L’important, est d’intervenir durablement dans le temps pour s’assurer que le transfert des acquis, en d’autres termes, que les connaissances acquises pendant la formation sont bien introduites dans le quotidien des stagiaires. Cette formation organisation et gestion du temps de travail sur 2 jours se découpe idéalement en deux journées consécutives
L’évaluation à froid, établie par nos services, a pour but de faire remonter les différents comportements souhaités en amont de la formation. A travers les différentes parties prenantes de l’entreprise, nous analyserons ces différents comportements mesurables et observables afin de construire des recommandations pour d’éventuelles solutions de formations.

EN RÉSUMÉ
Phase 1 : recueil de votre besoin pour adapter, personnaliser la formation à votre besoin
Phase 2 : construction du programme pédagogique et fixation des modalités et du rythme pédagogique
Phase 3 optionnelle : accompagnement sur les différents dispositifs de formation et des financements possibles en fonction des OPCO + établir les demandes de prise en charge
Phase 4 : formation + suivi et accompagnement
Phase 5 : mesure du transfert des acquis et des résultats + recommandations post-formation

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