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Bureautique
Formation Outlook Initiation
À l’issue de la formation, les participants seront capables de :
- Utiliser la messagerie
- Classer son courrier
- Gérer son agenda
Optimisez votre productivité grâce à notre formation Outlook

Frédéric Aumailley
Directeur Human Formation
Formation en intra-entreprise, dans vos locaux ou à distance.
Cette formation n'est pas disponible en inter-entreprise.
A partir de 700€ par jour de formation (groupe de 8 personnes maximum). Les tarifs dépendent du nombre de personne à former, de l’expertise du besoin, de la valeur ajoutée et du travail en amont nécessaire à l’ajustement du besoin au programme de formation.
1 jour soit 7 heures
Aucun
Démarche active, centrée sur l’apprenant qui « agit »
Méthode participative base sur le questionnement des participants
Méthode active faisant appel à l’expérience professionnelle, à la réflexion, à l’initiative et à la motivation des apprenants
Alternance des techniques suivantes : brefs exposés, exercices d’application, résolution de problèmes, brainstorming.
Evaluation à chaud de la formation
Evaluation à froid de la formation
Evaluation de l’entreprise
Evaluation formative en cours de formation
Evaluation de l’atteinte des objectifs pédagogiques soit :
- par QCM en fin de formation
Trois grades sont proposés : « acquis », « non-acquis », « en cours d’acquisition ».
Pour obtenir le grade « acquis », le stagiaire doit obtenir au minimum 60% de bonnes réponses.
Pour obtenir le grade « en cours d’acquisition », le stagiaire doit avoir entre 40% et 60% de bonnes réponses. Au-delà, le stagiaire obtient le grade « non-acquis ».
- par la pratique à travers différents outils :
Mises en situation professionnelle :
Simulations, jeux de rôle, exercices de groupe, projets pratiques, études de cas, présentations orales, ateliers pratiques.
Chaque objectif pédagogique fait l’objet d’une note par sous-objectifs pédagogiques définis en amont de la formation que le formateur viendra évaluer par une échelle de grade 1 à 10. La moyenne des sous objectifs donne le résultat acquis si le résultat est supérieur ou égal à 6/10, en cours d’acquisition pour un résultat de 4 à 6 sur 10 et non acquis si le résultat est inférieur à 4/10.
Si vous êtes une personne en situation de handicap, des aménagements existent afin de garantir votre accès et participation optimale à nos formations. Nous vous invitons à nous contacter pour évaluer l'accessibilité et les adaptations nécessaires, que ce soit en termes d'infrastructure, de supports pédagogiques ou de méthodes d'enseignement. Notre équipe est dédiée à élaborer, en collaboration avec vous, un plan individualisé de compensation du handicap, incluant des fiches de suivi personnalisées et des mesures préventives contre l'abandon, pour assurer une expérience de formation inclusive et équitable.
Formateur spécialisé en bureautique et outil Microsoft Office et Office 365.
Les groupes : constitués de 1 à 8 personnes maximum, afin de garantir une bonne interaction et un confort d’apprentissage pour chacun
Modalité d’accès : L’admission peut être soumise à un questionnaire d’auto-évaluation ou à une analyse à l’oral des besoins
Délai de mise en œuvre : une fois la solution actée ensemble, le délai nécessaire à la mise en œuvre varie de 48 heures à 2 semaines en moyenne.
1. Utiliser la messagerie
Lire les messages reçus
Créer et envoyer un message
Répondre et transférer un message
Ajouter des options d’importance et de suivi
Enregistrer un brouillon
Insérer une pièce jointe
Créer et insérer des signatures automatiques
Gérer les messages d’absence du bureau
Placer des alarmes pour le suivi des messages
2. Classer son courrier
Gérer les dossiers de classement
Supprimer des messages
Déplacer et copier des messages
3. Gérer le carnet d’adresse des contacts
Créer et mettre à jour un contact
Créer et gérer un groupe de contacts
Écrire à des contacts et à des groupes de contacts
Afficher et imprimer un carnet d’adresses
4. Gérer son agenda
Naviguer dans le calendrier
Adapter l’affichage
Créer et gérer ses rendez-vous
Créer un événement périodique
Imprimer le calendrier
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Pourquoi suivre une formation Outlook ?
Outlook est utilisé quotidiennement par des millions de professionnels, mais la plupart n’exploitent qu’une fraction de ses capacités. Au-delà de la messagerie basique, Outlook intègre un calendrier partagé, une gestion des contacts, un outil de suivi des tâches et un système de règles automatiques qui transforment la boîte de réception en véritable outil de productivité personnelle.
Cette formation couvre l’ensemble des fonctionnalités Outlook : organisation avancée de la messagerie (dossiers, catégories, règles automatiques), maîtrise du calendrier (réunions, ressources, délégation), gestion des contacts et des listes de distribution, suivi des tâches et des indicateurs de suivi, et paramétrage des options avancées pour un environnement de travail efficace et structuré.
Le saviez-vous ? Les règles automatiques Outlook permettent de trier, déplacer, transférer et notifier automatiquement selon des critères précis (expéditeur, objet, mots-clés). Un utilisateur formé configure en 30 minutes des règles qui économisent 15 à 20 minutes de tri manuel chaque jour — soit plus de 80 heures par an.
Ce que vous saurez faire après la formation
Organisation avancée de la messagerie
Structuration de la boîte de réception avec dossiers et sous-dossiers, catégories colorées, indicateurs de suivi et règles automatiques pour trier, déplacer et notifier en fonction de critères multiples, réduisant le temps de gestion quotidienne des emails et améliorant la réactivité professionnelle.
Calendrier et réunions partagés
Maîtrise du calendrier Outlook : planification de réunions avec vérification de disponibilité des participants, salles et ressources, gestion des réponses, récurrences complexes, partage de calendrier avec niveaux d’accès personnalisés et délégation pour les assistantes de direction.
Contacts et listes de distribution
Organisation des contacts en dossiers, création et gestion des listes de distribution pour des envois groupés ciblés, synchronisation avec le carnet d’adresses d’entreprise, utilisation des groupes de contacts personnels et fusion avec les données de l’annuaire Active Directory de l’organisation.
Tâches, rappels et suivi
Utilisation du module Tâches pour gérer et suivre les actions à réaliser avec priorités, dates d’échéance et rappels automatiques, configuration des indicateurs de suivi sur les emails, délégation de tâches à des collègues et suivi de leur avancement directement depuis Outlook.
Questions fréquentes sur la formation Outlook
Quels prérequis pour la formation Outlook ?
Les participants doivent maîtriser l’environnement Windows et être capables d’envoyer et de recevoir des emails. Aucune connaissance avancée d’Outlook n’est requise. La formation est accessible aux utilisateurs débutants à intermédiaires. Un test de positionnement peut être proposé pour adapter le programme au niveau du groupe.
Quelle est la durée de la formation Outlook et comment se déroule-t-elle ?
La formation se déroule sur 1 à 2 jours (7 à 14 heures) en présentiel, avec 1 à 8 participants. Le programme peut être ajusté selon le niveau du groupe et les priorités identifiées lors de l’audit préalable. Chaque participant travaille sur son propre compte Outlook ou sur un compte de démonstration fourni.
La formation couvre-t-elle Outlook dans Microsoft 365 et les versions antérieures ?
La formation est principalement axée sur Outlook dans Microsoft 365 (version actuelle). Les principales fonctionnalités couvertes sont également disponibles dans Outlook 2019 et 2016. Si votre organisation utilise Outlook Web Access (OWA) ou le nouvel Outlook pour Windows, précisez-le lors de l’inscription pour adapter le programme.
Peut-on couvrir la configuration spécifique de notre messagerie d’entreprise ?
Oui, en format intra-entreprise, le formateur peut adapter les exercices à votre environnement Exchange ou Microsoft 365 spécifique, couvrir les fonctionnalités particulières de votre configuration (partage de calendriers d’équipe, ressources de salles, règles d’organisation) et répondre aux questions liées à vos cas d’usage métier.
Comment financer la formation Outlook ?
La formation Outlook est finançable par votre OPCO dans le cadre du plan de développement des compétences. Elle est souvent incluse dans des parcours de formation bureautique Microsoft 365 plus larges (Word, Excel, Outlook, Teams). Contactez-nous pour un devis adapté, individuel ou pour un groupe de collaborateurs.
En résumé
Phase 1
Recueil de votre besoin pour adapter, personnaliser la formation à votre besoin
Phase 2
Construction du programme pédagogique et fixation des modalités et du rythme pédagogique
Phase 3 optionnelle
Accompagnement sur les différents dispositifs de formation et des financements possibles en fonction des OPCO + établir les demandes de prise en charge
Phase 4
Formation + suivi et accompagnement
