Principalement connu pour sa messagerie électronique, le logiciel Outlook dispose de fonctionnalités bien plus avancées qui permettent essentiellement de mettre en place un environnement de travail professionnel sur son ordinateur et d’organiser ses tâches au quotidien. Pour qui évoque Outlook, chacun aura comme image le traditionnel logiciel de gestion des emails ou mails. C’est alors oublier la puissance du logiciel, qui permet d’aller bien au-delà de la gestion des mails, elle-même souvent utilisés comme boite d’envoi. C’est donc oublier la gestion des tâches, du calendrier et des contacts qui permet à ce logiciel d’être très complet dans l’organisation du travail. Malgré l’essor grandissant des logiciels CRM ou substituables à Outlook, celui-ci reste massivement utilisé en entreprise et sous-estimé par bien des entreprises. Quiconque est bien formé travaillera à n’en pas douter, plus rapidement avec plus d’efficience que ses concurrents ou collaborateurs.

Un moyen de plus pour gagner en efficacité et en sérénité lorsqu’on utilise Outlook pour communiquer avec ses collègues comme avec des prestataires extérieurs à l’entreprise. C’est pourquoi Human Formation propose de vous former à dans tout le quart sud-est et ses environs aux fonctions avancées d’Outlook au cours d’une session d’un à deux jours en fonction des besoins évoqués.

Qu’est-ce qu’une formation Outlook ?

Apprendre à se servir professionnellement d’Outlook permet de mieux gérer ses tâches au quotidien. Plus organisé, plus clair, le travail est plus fluide et plus efficace. Mieux archivés, les mails sont plus accessibles, plus disponibles et plus faciles à exploiter. Avec votre nouvel espace de travail optimisé, vous ne manquerez plus une réunion et n’oublierez plus un détail.

Que comporte la formation Outlook ?

Chez Human Formation, la formation Outlook se concentre sur les fonctions avancĂ©es du logiciel. Elle s’attache Ă  montrer aux participants comment procĂ©der pour faire le tri parmi les quantitĂ©s parfois imposantes de mail reçues, sans perdre les informations souvent capitales qu’ils contiennent. Vous verrez par exemple comment :

  • Ranger les mails dans des dossiers personnalisĂ©s ;
  • Classer automatiquement les mails afin qu’ils arrivent directement dans le bon dossier ;
  • CrĂ©er des modèles d’emails pour gagner du temps lors des rĂ©ponses ;
  • GĂ©rer les indicateurs ;
  • Planifier l’envoi de mails…

La combinaison de toutes ces astuces permet de gagner un temps précieux et de ne pas se laisser submerger par le flot d’emails reçus. La communication est ainsi plus efficace, avec le personnel interne à l’entreprise comme avec tous les autres destinataires.

Les fonctionnalitĂ©s d’Outlook ne se limitant pas aux emails, la formation s’intĂ©resse Ă©galement Ă  la gestion des tâches, du calendrier et autres fonctionnalitĂ©s permettant de gĂ©rer son emploi du temps. Ă€ la clĂ© : des actions plus ciblĂ©es et une vie professionnelle plus performante. Fini les « j’ai oubliĂ© de Â». Avec le calendrier, vous planifierez Ă  long terme vos tâches de travail, vos rĂ©unions, vos prioritĂ©s. Avec un travail cadrĂ© et rigoureux, vous gagnerez en sĂ©rĂ©nitĂ© en Ă©tant Ă  l’abri des surprises qui gâchent le quotidien de nombreux salariĂ©s en entreprise.

À qui s’adresse la formation Outlook ?

Relativement intuitif, Outlook est d’une prise en main relativement aisée pour communiquer par email. Human Formation a donc fait le choix d’offrir uniquement une formation dédiée aux fonctions avancées de ce logiciel de bureautique qui se retrouve dans bien des entreprises. Elle s’adresse donc à toute personne qui utilise déjà Outlook, mais souhaite tirer pleinement parti de toutes les possibilités offertes par le logiciel. Bien maîtrisé et compris, il se révèle un auxiliaire professionnel précieux pour gérer tant ses emails que ses tâches et son emploi du temps.

L’idĂ©al est de participer Ă  une formation Outlook en Ă©quipe. La montĂ©e en compĂ©tences du groupe permet de dĂ©gager un vĂ©ritable temps supplĂ©mentaire dans chaque service. Outlook est en effet bien souvent utilisĂ© Ă  l’échelle de toute une entreprise, et chacun a donc intĂ©rĂŞt Ă  maĂ®triser les fonctions avancĂ©es d’un logiciel que l’usage quotidien peut rendre chronophage. Tous les services d’une entreprise sont donc concernĂ©s par la formation Outlook, qui contribue ainsi Ă  une meilleure organisation de l’ensemble du personnel et par consĂ©quent Ă  une hausse de la productivitĂ©. Une fois que toute l’entreprise connait et comprend les nouvelles fonctionnalitĂ©s mĂ©connus d’Outlook, tout le monde peut travailler en accord et sur les mĂŞmes bases. Le cas Ă©chĂ©ant, si une personne se retrouve avec des questions et des actions correctives Ă  mettre en place, Human Formation insiste sur la nĂ©cessitĂ© d’être prĂ©sent post formation pour soutenir le transfert des acquis. Nous nous rendons disponible, toujours avec des objectifs clairs, gĂ©nĂ©ralement Ă©tablis en amont de la formation. Nous revenons Ă  travers une demi-journĂ©e le plus souvent pour dĂ©bloquer des situations vues en formation mais parfois oubliĂ©es car pas assez pratiquĂ©es. C’est tout Ă  fait normal, le cerveau ne s’encombre pas de ce qu’il a vu mais n’utilise pas. Ce pragmatisme fait que nous devons ĂŞtre prĂ©sent et ainsi assurer un dĂ©veloppement des compĂ©tences optimales. La formation n’est pas une fin en soi, c’est un moyen d’arriver Ă  un rĂ©sultat concret, le plus souvent il s’agit d’une compĂ©tence comme « ĂŞtre capable de mieux hiĂ©rarchiser ses mails et ses prioritĂ©s avec le courrier et le calendrier d’Outlook pour gagner en efficacitĂ© Â». Il sera ensuite facile de mesurer, pendant l’évaluation, comment les salariĂ©s gĂ©raient la charge de travail quotidienne avant la formation et après la formation. La rĂ©ussite d’une formation dĂ©coule du rĂ©sultat Ă  savoir, et de ce que les salariĂ©s gagnent en aisance et en productivitĂ© grâce Ă  la formation.

Quels objectifs atteindre grâce Ă  la formation Outlook ?

GĂ©rer les fonctions avancĂ©es d’Outlook permet avant tout un gain sensible en matière d’organisation. Les emails sont triĂ©s, archivĂ©s, les tâches associĂ©es Ă  une alarme, le calendrier raisonnĂ©… En quelques clics, chaque apprenant pourra se crĂ©er dans son milieu professionnel un environnement adaptĂ© Ă  son poste et aux tâches qui lui sont propres.

Grâce aux contenus sur mesure proposés par Human Formation, chaque apprenant sera ainsi capable de mettre en place son environnement de travail personnel et de gérer les tâches qui lui sont propres, et ce, en toute autonomie. Human Formation vise un véritable transfert de compétences du formateur aux apprenants.

Le formateur s’attache à proposer des exemples concrets issus du quotidien et des questions fréquemment rencontrées par les apprenants afin que la formation prenne véritablement sens et que les techniques apprises soient maîtrisées reproduites en milieu professionnel. Nous travaillons donc directement sur vos Outlook afin de vous former mais également de créer des environnements de travail numérique adapté à vos postes. Dès le lendemain de la formation, vous gagnerez donc en autonomie avec nos formations sur-mesure.

La maîtrise d’Outlook renforce ainsi l’autonomie des participants, mais aussi le lien qui les unit par la communication dont ils font preuve chaque jour, en supprimant la perte d’informations et les oublis. In fine, cette formation permet de gagner du temps en évitant tous les désagréments liés à une mauvaise organisation.

Pourquoi choisir Human Formation pour votre formation Outlook ?

Expert en formations professionnelles, Human Formation invite toutes les entreprises implantĂ©es dans les environs d’Aubagne, Avignon, Toulon ainsi que de toute la rĂ©gion Provence-Alpes-CĂ´te d’Azur Ă  bĂ©nĂ©ficier d’une formation de haut niveau grâce Ă  des formateurs aux compĂ©tences prouvĂ©es de plusieurs manières :

  • La possession d’un diplĂ´me de niveau Master 2 en Ă©ducation et pĂ©dagogie ou Ă©quivalent comme la formation de formateurs ;
  • Une expĂ©rience de 10 ans minimum ;
  • Un cursus spĂ©cialisĂ© ;
  • Un CV qui indique une formation continue pour rester Ă  jour de ses connaissances.

Human Formation va en effet plus loin dans le choix de ses formateurs que le nouveau décret qualité et ses critères. La démarche est la même au niveau du suivi des formations, que Human Formation a développées dans une large mesure, avec un livre blanc dédié au suivi et qui explique comment mettre à profit la phase post-formation afin d’intégrer davantage les connaissances reçues en formation.

Human Formation a fait le choix du sur mesure et prend donc le temps d’apprendre Ă  connaĂ®tre votre entreprise et ses besoins avant de vous proposer une formation qui rĂ©pond Ă  ses problĂ©matiques uniques. La participation, les exemples concrets, les jeux de rĂ´le sont ainsi au cĹ“ur de la formation, dans laquelle les apprenants se sentent naturellement impliquĂ©s et dont ils sortent plus confiants et plus dĂ©terminĂ©s. Qualifications, pĂ©dagogie, sur mesure, concret : Human Formation met tout en Ĺ“uvre pour la rĂ©ussite des apprenants.

Qu’il s’agisse de l’initiation ou le perfectionnement à l’utilisation des outils de la suite Office de Microsoft comme PowerPoint, Excel ou Word, Human Formation vous accompagne et vous guide dans votre apprentissage de leurs fonctions basiques jusqu’aux options les plus avancées.


PROGRAMME PÉDAGOGIQUE

Objectifs pédagogiques

A l’issue de la formation, les participants seront capables de :

  • Utiliser la messagerie
  • Classer son courrier
  • GĂ©rer son agenda

Contenu pédagogique

1. Utiliser la messagerie

Lire les messages reçus
Créer et envoyer un message
Répondre et transférer un message
Ajouter des options d’importance et de suivi
Enregistrer un brouillon
Insérer une pièce jointe
Créer et insérer des signatures automatiques
Gérer les messages d’absence du bureau
Placer des alarmes pour le suivi des messages

2. Classer son courrier
GĂ©rer les dossiers de classement
Supprimer des messages
DĂ©placer et copier des messages

3. Gérer le carnet d’adresse des contacts
Créer et mettre à jour un contact
Créer et gérer un groupe de contacts
Écrire à des contacts et à des groupes de contacts
Afficher et imprimer un carnet d’adresses

4. GĂ©rer son agenda
Naviguer dans le calendrier
Adapter l’affichage
Créer et gérer ses rendez-vous
Créer un événement périodique
Imprimer le calendrier

Démarche et méthodes pédagogiques
DĂ©marche active, centrĂ©e sur l’apprenant qui « agit Â»MĂ©thode participative base sur le questionnement des participants
Méthode active faisant appel à l’expérience professionnelle, à la réflexion, à l’initiative et à la motivation des apprenants

Techniques et outils
Alternance des techniques suivantes : brefs exposĂ©s, exercices d’application, rĂ©solution de problèmes, brainstorming.

Modalités d’évaluation
Evaluation formative en cours de formation
Evaluation des acquis par QCM en fin de formation pour mesurer le niveau d’atteinte des objectifs pédagogiques.
Trois grades sont proposĂ©s : « acquis Â», « non-acquis Â», « en cours d’acquisition Â».
Pour obtenir le grade « acquis Â», le stagiaire doit obtenir au minimum 60% de bonnes rĂ©ponses.
Pour obtenir le grade « en cours d’acquisition Â», le stagiaire doit avoir entre 40% et 60% de bonnes rĂ©ponses. Au-delĂ , le stagiaire obtient le grade « non-acquis Â».
Evaluation Ă  chaud de la satisfaction

Durée
1 jour soit 7 heures

Public
Tout public

Prérequis
Aucun

Sanction de la formation
Attestation de fin de formation

Prix
700€HT à 1200€HT par jour de formation (groupe de 6 personnes maximum). Les tarifs dépendent du nombre de personne à former, de l’expertise du besoin, de la valeur ajoutée et du travail en amont nécessaire à l’ajustement du besoin au programme de formation.

Handicap
Des solutions existent en cas de stagiaire en situation de handicap. Contactez nous afin de trouver une solution ensemble.

Formateur
Formateur spécialisé en bureautique et outil Microsoft Office et Office 365

Modalités et délais d’accès
Les groupes : constituĂ©s de 1 Ă  6 personnes maximum, afin de garantir une bonne interaction et un confort d’apprentissage pour chacun
ModalitĂ© d’accès : L’admission peut ĂŞtre soumise Ă  un questionnaire d’auto-Ă©valuation ou Ă  une analyse Ă  l’oral des besoins
DĂ©lai de mise en Ĺ“uvre : une fois la solution actĂ©e ensemble, le dĂ©lai nĂ©cessaire Ă  la mise en Ĺ“uvre varie de 48 heures Ă  2 semaines en moyenne. 

EN RÉSUMÉ
Phase 1 : recueil de votre besoin pour adapter, personnaliser la formation Outlook Initiation Ă  votre besoin
Phase 2 : construction du programme pédagogique et fixation des modalités et du rythme pédagogique
Phase 3 optionnelle : accompagnement sur les différents dispositifs de formation et des financements possibles en fonction des OPCO + établir les demandes de prise en charge
Phase 4 : formation + suivi et accompagnement

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