Principalement connu pour sa messagerie électronique, le logiciel Outlook dispose de fonctionnalités bien plus avancées qui permettent essentiellement de mettre en place un environnement de travail professionnel sur son ordinateur et d’organiser ses tâches au quotidien. Pour qui évoque Outlook, chacun aura comme image le traditionnel logiciel de gestion des emails ou mails. C’est alors oublier la puissance du logiciel, qui permet d’aller bien au-delà de la gestion des mails, elle-même souvent utilisés comme boite d’envoi. C’est donc oublier la gestion des tâches, du calendrier et des contacts qui permet à ce logiciel d’être très complet dans l’organisation du travail. Malgré l’essor grandissant des logiciels CRM ou substituables à Outlook, celui-ci reste massivement utilisé en entreprise et sous-estimé par bien des entreprises. Quiconque est bien formé travaillera à n’en pas douter, plus rapidement avec plus d’efficience que ses concurrents ou collaborateurs.

Un moyen de plus pour gagner en efficacité et en sérénité lorsqu’on utilise Outlook pour communiquer avec ses collègues comme avec des prestataires extérieurs à l’entreprise. C’est pourquoi Human Formation propose de vous former à Marseille et ses environs aux fonctions avancées d’Outlook au cours d’une session d’un à deux jours en fonction des besoins évoqués.

Qu’est-ce qu’une formation Outlook ?

Apprendre à se servir professionnellement d’Outlook permet de mieux gérer ses tâches au quotidien. Plus organisé, plus clair, le travail est plus fluide et plus efficace. Mieux archivés, les mails sont plus accessibles, plus disponibles et plus faciles à exploiter. Avec votre nouvel espace de travail optimisé, vous ne manquerez plus une réunion et n’oublierez plus un détail.

Que comporte la formation Outlook ?

Chez Human Formation, la formation Outlook se concentre sur les fonctions avancées du logiciel. Elle s’attache à montrer aux participants comment procéder pour faire le tri parmi les quantités parfois imposantes de mail reçues, sans perdre les informations souvent capitales qu’ils contiennent. Vous verrez par exemple comment :

  • Ranger les mails dans des dossiers personnalisés ;
  • Classer automatiquement les mails afin qu’ils arrivent directement dans le bon dossier ;
  • Créer des modèles d’emails pour gagner du temps lors des réponses ;
  • Gérer les indicateurs ;
  • Planifier l’envoi de mails…

La combinaison de toutes ces astuces permet de gagner un temps précieux et de ne pas se laisser submerger par le flot d’emails reçus. La communication est ainsi plus efficace, avec le personnel interne à l’entreprise comme avec tous les autres destinataires.

Les fonctionnalités d’Outlook ne se limitant pas aux emails, la formation s’intéresse également à la gestion des tâches, du calendrier et autres fonctionnalités permettant de gérer son emploi du temps. À la clé : des actions plus ciblées et une vie professionnelle plus performante. Fini les « j’ai oublié de ». Avec le calendrier, vous planifierez à long terme vos tâches de travail, vos réunions, vos priorités. Avec un travail cadré et rigoureux, vous gagnerez en sérénité en étant à l’abri des surprises qui gâchent le quotidien de nombreux salariés en entreprise.

À qui s’adresse la formation Outlook ?

Relativement intuitif, Outlook est d’une prise en main relativement aisée pour communiquer par email. Human Formation a donc fait le choix d’offrir uniquement une formation dédiée aux fonctions avancées de ce logiciel de bureautique qui se retrouve dans bien des entreprises. Elle s’adresse donc à toute personne qui utilise déjà Outlook, mais souhaite tirer pleinement parti de toutes les possibilités offertes par le logiciel. Bien maîtrisé et compris, il se révèle un auxiliaire professionnel précieux pour gérer tant ses emails que ses tâches et son emploi du temps.

L’idéal est de participer à une formation Outlook en équipe. La montée en compétences du groupe permet de dégager un véritable temps supplémentaire dans chaque service. Outlook est en effet bien souvent utilisé à l’échelle de toute une entreprise, et chacun a donc intérêt à maîtriser les fonctions avancées d’un logiciel que l’usage quotidien peut rendre chronophage. Tous les services d’une entreprise sont donc concernés par la formation Outlook, qui contribue ainsi à une meilleure organisation de l’ensemble du personnel et par conséquent à une hausse de la productivité. Une fois que toute l’entreprise connait et comprend les nouvelles fonctionnalités méconnus d’Outlook, tout le monde peut travailler en accord et sur les mêmes bases. Le cas échéant, si une personne se retrouve avec des questions et des actions correctives à mettre en place, Human Formation insiste sur la nécessité d’être présent post formation pour soutenir le transfert des acquis. Nous nous rendons disponible, toujours avec des objectifs clairs, généralement établis en amont de la formation. Nous revenons à travers une demi-journée le plus souvent pour débloquer des situations vues en formation mais parfois oubliées car pas assez pratiquées. C’est tout à fait normal, le cerveau ne s’encombre pas de ce qu’il a vu mais n’utilise pas. Ce pragmatisme fait que nous devons être présent et ainsi assurer un développement des compétences optimales. La formation n’est pas une fin en soi, c’est un moyen d’arriver à un résultat concret, le plus souvent il s’agit d’une compétence comme « être capable de mieux hiérarchiser ses mails et ses priorités avec le courrier et le calendrier d’Outlook pour gagner en efficacité ». Il sera ensuite facile de mesurer, pendant l’évaluation, comment les salariés géraient la charge de travail quotidienne avant la formation et après la formation. La réussite d’une formation découle du résultat à savoir, et de ce que les salariés gagnent en aisance et en productivité grâce à la formation.

Quels objectifs atteindre grâce à la formation Outlook ?

Gérer les fonctions avancées d’Outlook permet avant tout un gain sensible en matière d’organisation. Les emails sont triés, archivés, les tâches associées à une alarme, le calendrier raisonné… En quelques clics, chaque apprenant pourra se créer dans son milieu professionnel un environnement adapté à son poste et aux tâches qui lui sont propres.

Grâce aux contenus sur mesure proposés par Human Formation, chaque apprenant sera ainsi capable de mettre en place son environnement de travail personnel et de gérer les tâches qui lui sont propres, et ce, en toute autonomie. Human Formation vise un véritable transfert de compétences du formateur aux apprenants.

Le formateur s’attache à proposer des exemples concrets issus du quotidien et des questions fréquemment rencontrées par les apprenants afin que la formation prenne véritablement sens et que les techniques apprises soient maîtrisées reproduites en milieu professionnel. Nous travaillons donc directement sur vos Outlook afin de vous former mais également de créer des environnements de travail numérique adapté à vos postes. Dès le lendemain de la formation, vous gagnerez donc en autonomie avec nos formations sur-mesure.

La maîtrise d’Outlook renforce ainsi l’autonomie des participants, mais aussi le lien qui les unit par la communication dont ils font preuve chaque jour, en supprimant la perte d’informations et les oublis. In fine, cette formation permet de gagner du temps en évitant tous les désagréments liés à une mauvaise organisation.

Pourquoi choisir Human Formation pour votre formation Outlook ?

Expert en formations professionnelles, Human Formation invite toutes les entreprises implantées dans les environs d’Aubagne, Avignon, Toulon ainsi que de toute la région Provence-Alpes-Côte d’Azur à bénéficier d’une formation de haut niveau grâce à des formateurs aux compétences prouvées de plusieurs manières :

  • La possession d’un diplôme de niveau Master 2 en éducation et pédagogie ou équivalent comme la formation de formateurs ;
  • Une expérience de 10 ans minimum ;
  • Un cursus spécialisé ;
  • Un CV qui indique une formation continue pour rester à jour de ses connaissances.

Human Formation va en effet plus loin dans le choix de ses formateurs que le Datadock et au nouveau décret qualité et ses critères. La démarche est la même au niveau du suivi des formations, que Human Formation a développées dans une large mesure, avec un livre blanc dédié au suivi et qui explique comment mettre à profit la phase post-formation afin d’intégrer davantage les connaissances reçues en formation.

Human Formation a fait le choix du sur mesure et prend donc le temps d’apprendre à connaître votre entreprise et ses besoins avant de vous proposer une formation qui répond à ses problématiques uniques. La participation, les exemples concrets, les jeux de rôle sont ainsi au cœur de la formation, dans laquelle les apprenants se sentent naturellement impliqués et dont ils sortent plus confiants et plus déterminés. Qualifications, pédagogie, sur mesure, concret : Human Formation met tout en œuvre pour la réussite des apprenants.

Qu’il s’agisse de l’initiation ou le perfectionnement à l’utilisation des outils de la suite Office de Microsoft comme PowerPoint, Excel ou Word, Human Formation vous accompagne et vous guide dans votre apprentissage de leurs fonctions basiques jusqu’aux options les plus avancées.


PROGRAMME PÉDAGOGIQUE

OBJECTIF GÉNÉRAL
Ce parcours de formation sur site et sur mesure vous permettra de prendre en main le logiciel Outlook afin de démarrer l’utilisation de la messagerie dans le cadre de votre activité

OBJECTIFS PÉDAGOGIQUES
Utiliser la messagerie
Classer son courrier
Gérer son agenda

PRÉ-REQUIS
Une connaissance de l’environnement PC

DURÉE
Durée totale : 1 jours soit 7h

PROGRAMME DE LA FORMATION :
1. Utiliser la messagerie
Lire les messages reçus
Créer et envoyer un message
Répondre et transférer un message
Ajouter des options d’importance et de suivi
Enregistrer un brouillon
Insérer une pièce jointe
Créer et insérer des signatures automatiques
Gérer les messages d’absence du bureau
Placer des alarmes pour le suivi des messages

2. Classer son courrier
Gérer les dossiers de classement
Supprimer des messages
Déplacer et copier des messages

3. Gérer le carnet d’adresse des contacts
Créer et mettre à jour un contact
Créer et gérer un groupe de contacts
Écrire à des contacts et à des groupes de contacts
Afficher et imprimer un carnet d’adresses

4. Gérer son agenda
Naviguer dans le calendrier
Adapter l’affichage
Créer et gérer ses rendez-vous
Créer un événement périodique
Imprimer le calendrier

MODALITÉS PÉDAGOGIQUES
Alternance d’apports théoriques, de cas concrets apportés par l’intervenant et/ou les participants et de pratiques.
Les participants seront accompagnés et conseillés dans des exemples directement issus de leur pratique professionnelle actuelle.

MODALITÉS D’ÉVALUATION
Les pré-acquis sont évalués en amont lors d’un questionnaire détaillé en ligne et/ou suivi d’un entretien téléphonique qui permettront l’analyse des besoins et des attentes préalables à la rédaction du programme de la formation.
Le formateur accompagne ensuite les apprenants en fonction de l’assimilation progressive des notions et sera en mesure d’adapter le contenu et les méthodes si nécessaire.
Une évaluation « à chaud » sera organisée en fin de formation.
Un questionnaire de satisfaction sera adressé au participant à l’issue de la session de formation.

MODÈLE DE KIRKPATRICK
En fonction de votre projet, la formation reste adaptable a tous les niveaux. L’important, est d’intervenir durablement dans le temps pour s’assurer que le transfert des acquis, en d’autres termes, que les connaissances acquises pendant la formation sont bien introduites dans le quotidien des stagiaires. L’évaluation à froid, établie par nos services, a pour but de faire remonter les différents comportements souhaités en amont de la formation. A travers les différentes parties prenantes de l’entreprise, nous analyserons ces différents comportements mesurables et observables afin de construire des recommandations pour d’éventuelles solutions de formations.

EN RÉSUMÉ
Phase 1 : recueil de votre besoin pour adapter, personnaliser la formation Outlook Initiation à votre besoin
Phase 2 : construction du programme pédagogique et fixation des modalités et du rythme pédagogique
Phase 3 optionnelle : accompagnement sur les différents dispositifs de formation et des financements possibles en fonction des OPCO + établir les demandes de prise en charge
Phase 4 : formation + suivi et accompagnement
Phase 5 : mesure du transfert des acquis et des résultats + recommandations post-formation

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