Nous allons continuer de travailler sur notre lancée concernant les sujets annexes aux 4 niveaux de base déjà abordés ensemble. Nous allons voir ici le sujet des bases de données de gestion. C’est encore un sujet à lui tout seul, qu’il est nécessaire d’aborder tant il est utile et important à utiliser et exploiter. Plus que les TCD sur une journée, il est nécessaire de travailler les bases de données sur deux jours, afin de pouvoir les construire. Les bases de données sont très utiles à travers Excel, surtout si l’on ne veut pas utiliser Access ou un autre gestionnaire de bases de données.
Elles vont nous servir, à partir d’une liste basique, de trier, calculer, filtrer, gérer des TCD et mettre à jour des données, et ce, sans utiliser de programmation.

Qu’est-ce qu’une formation Excel BDD de gestion ?

Excel permet de travailler sur des champs très étendus. Il est vraiment puissant au point de pouvoir traiter des sujets très vastes qui seront très utiles pour les salariés dans leur quotidien. Excel BDD de gestion permet, à partir d’une liste, de créer une véritable base de données de gestion. Cela permet de pouvoir exploiter des données de manière simple, rapide et structurée. En général, lorsqu’on exporte des données, ou que l’on construit un tableau Excel, il est souvent dénué de structure. Excel BDD de gestion va ainsi permettre de rendre la recherche de données plus intuitive. Une fois celle-ci construite, quelques clics seulement seront nécessaires pour vous permettre de mettre en avant des données recherchées. C’est un outil que tout le monde devrait savoir faire puisque tout le monde traite des données. C’est un gain de temps énorme d’avoir une véritable base de données de gestion structurée pour pouvoir ensuite, exploiter différentes données.    

Que comporte la formation Excel BDD de gestion ?

La formation Excel BDD de gestion comporte 4 blocs de compétence qui vont permettre d’atteindre les objectifs pédagogiques fixés en amont de la formation. Ceux-ci sont bien évidemment ajustables en fonction du travail que doivent réaliser les salariés sur les BDD de gestion.

Le premier bloc concerne une révision d’Excel, mais orienté base de données. Il s’agit donc de passer quelques minutes ou quelques heures à perfectionner ou asseoir des connaissances sur les outils qui vont nous permettre de travailler les BDD. On évoquera donc les tableaux, les mises en forme conditionnelle, quelques fonctions de calcul.

Le second bloc consiste à travailler la conception de la base de données. On va aborder ici la phase amont de la conception, à savoir, quelles règles il faut respecter dès le départ, afin de bien construire une base de données.

Le troisième bloc concerne la réalisation de la base de données de gestion. On reprendra l’outil tableau que l’on aura revu au premier bloc, d’où la nécessité de reprendre ce point précis auprès des stagiaires. On parlera également de la fonction RechercheV, qui est primordial dans l’élaboration d’une base de données de gestion.

Le quatrième et dernier bloc concerne l’exploitation de la base de données de gestion. C’est la partie la plus importante après la création, et sur laquelle nous passerons beaucoup de temps. On apprendra ici à utiliser les tris, les filtres, les calculs et les tableaux croisés dynamiques (TCD).

À qui s’adresse la formation Excel BDD de gestion ?

Microsoft Office et surtout Excel est le meilleur outil pour les salariés quand il s’agit de traiter des données. Il peut parfois trouver ses limites et laisser le relai à Access. Cependant, il y a beaucoup de travail qui peut être déjà être effectué avec Excel. La formation va s’adresser à toutes les personnes qui doivent concevoir des bases de données de gestion. En fonction des secteurs d’activité des entreprises, nous retrouvons beaucoup de profils différents déjà formés.

En récapitulant les demandes des salariés de la formation Excel BDD de gestion déjà formulées, nous avons formé des ingénieurs, assistantes de direction, comptables, cadres financiers, secrétaires administratives, responsables marketing. Ce ne sont que des exemples pour montrer que les bases de données s’adressent à tous types de profils, à partir du moment où vous souhaitez exploiter des listes de données Excel.

Quels objectifs atteindre grâce à la formation Excel BDD de gestion ?

Human Formation est un organisme de développement des compétences. Nous travaillons main dans la main avec les entreprises pour leur délivrer des nouvelles connaissances qui leur permettront de travailler mieux, plus vite et plus sereinement. La formation Excel BDD de gestion sert véritablement aux salariés qui souhaitent gagner du temps dans l’exploitation de leurs listes de données.

Les objectifs pédagogiques sont également clairs : concevoir une base de données, créer une base de données, exploiter une base de données. Ces objectifs pédagogiques ont été construits de la plus simple des manières : conception, création et exploitation. Avec ces objectifs pédagogiques, les salariés seront capables de pratiquer la construction d’une base de données en vue d’exploiter des données dans le cadre de son activité.   

Pourquoi choisir Human Formation pour votre formation Excel BDD de gestion ?

Human Formation travaille conjointement avec les entreprises dans leur projet de formation. Nos formations se déroulent au plus proche de vos salariés, en intra-entreprise, et toujours sur-mesure. Seules les formations intra-entreprises et personnalisées favorisent le développement des compétences selon nous. Qui plus est, nous travaillons avec le modèle de Kirkpatrick, seul modèle qui assure une montée croissante et durable des compétences des salariés après la formation. Nous réalisons donc un suivi et un accompagnement nécessaires pour les équipes, afin de s’assurer du bon transfert des acquis en situation de travail. En d’autres termes, nous devons nous assurer que les salariés pratiques les connaissances nouvellement acquises en formation. Sans cela, il ne peut y avoir de développement des compétences.

Choisir Human Formation, c’est également travailler avec des professionnels pointus dans leur domaine. Tous nos formateurs sont également organismes de formation, avec un numéro de déclaration d’activité auprès de la Préfecture. Il s’agit dont de véritables professionnels qui ont fait de la formation, leur métier de tous les jours, et pour la plupart, depuis plus de 10 ans. Notre formateur le plus expérimenté à d’ailleurs plus de trente années d’activité. C’est dire à quel point nos formateurs connaissent leur domaine, même si nous insistons pour qu’eux-mêmes continuent à se former, soit sur leur champs de compétence, soit sur des compétences transverses qui permettraient d’améliorer davantage leur prestation.


PROGRAMME PÉDAGOGIQUE

OBJECTIF GÉNÉRAL
Ce parcours de formation sur site et sur mesure vous permettra de prendre en main l’utilisation des BDD bases de données à travers le logiciel Excel

OBJECTIFS PÉDAGOGIQUES
Concevoir une base de données
Créer une base de données (gestion de stock)
Exploiter une base de données

PRÉ-REQUIS
Utiliser Excel régulièrement dans le cadre de son activité

DURÉE
Durée totale : 2 jours soit 14h

PROGRAMME DE LA FORMATION :
1. Révision des bases d’Excel
Créer un tableau
Appliquer une mise en forme conditionnelle
Sécuriser un tableau
Utiliser les références relatives et absolues
Nommer des cellules
Utiliser les fonctions de calcul

2. Concevoir une base de données
Concevoir la base de données dans sa globalité
Les règles à respecter
Les écueils à éviter
Les limites d’Excel dans la construction d’une base de données de gestion

3. Réaliser une base de données
Utiliser l’outil Tableau
Assister et sécuriser les saisies
Insérer des calculs dans une base de données
Utiliser la fonction RechercheV

4. Exploiter une base de données
Saisir, mettre à jour et supprimer des donnéesTrier et filtrer (filtres automatiques, filtres avancés, segments)
Appliquer des calculs (somme, moyenne, etc…) de façon sélective (fonction Sous.Total, fonctions de base de données)
Créer et gérer des tableaux croisés dynamiques

MODALITÉS PÉDAGOGIQUES
Alternance d’apports théoriques, de cas concrets apportés par l’intervenant et/ou les participants et de pratiques.
Les participants seront accompagnés et conseillés dans des exemples directement issus de leur pratique professionnelle actuelle.

MODALITÉS D’ÉVALUATION
Les pré-acquis sont évalués en amont lors d’un questionnaire détaillé en ligne et/ou suivi d’un entretien téléphonique qui permettront l’analyse des besoins et des attentes préalables à la rédaction du programme de la formation.
Le formateur accompagne ensuite les apprenants en fonction de l’assimilation progressive des notions et sera en mesure d’adapter le contenu et les méthodes si nécessaire.
Une évaluation « à chaud » sera organisée en fin de formation.
Un questionnaire de satisfaction sera adressé au participant à l’issue de la session de formation.

MODÈLE DE KIRKPATRICK
En fonction de votre projet, la formation reste adaptable a tous les niveaux. L’important, est d’intervenir durablement dans le temps pour s’assurer que le transfert des acquis, en d’autres termes, que les connaissances acquises pendant la formation sont bien introduites dans le quotidien des stagiaires. Cette formation Excel BDD de gestion sur 2 jours se découpe idéalement en deux journées consécutives. Cela dépend en grande majorité de vos projets et de comment vous souhaitez être accompagné. L’évaluation à froid, établie par nos services, a pour but de faire remonter les différents comportements souhaités en amont de la formation. A travers les différentes parties prenantes de l’entreprise, nous analyserons ces différents comportements mesurables et observables afin de construire des recommandations pour d’éventuelles solutions de formations.

EN RÉSUMÉ
Phase 1 : recueil de votre besoin pour adapter, personnaliser la formation Excel BDD de gestion à votre besoin
Phase 2 : construction du programme pédagogique et fixation des modalités et du rythme pédagogique
Phase 3 optionnelle : accompagnement sur les différents dispositifs de formation et des financements possibles en fonction des OPCO + établir les demandes de prise en charge
Phase 4 : formation + suivi et accompagnement
Phase 5 : mesure du transfert des acquis et des résultats + recommandations post-formation


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